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CAP:Compte-rendu de la réunion du CAP du 22 octobre 2012
Rappel de décisions effectuées hors séance
Information des décisions effectuées hors séance
Ces décisions ont été prises avant l'AG du 21/10/2012. Celles concernant l'AG avaient été publiées immédiatement sur le pad de préparation ( https://cr-cap.pad.partipirate.org/268 ).
Recours contre le vote électronique
(0.1)
Suite à la décision d'annuler le recours QPC [1], l'extension de budget votée le 01/10 [2] est utilisée pour payer le mémoire de retrait (montant exact: 263,12 € TTC).
Finalisation des règles de procédures
(0.2)
Les règles de procédure qui ont été présentés à la communauté à la dernière réunion [3] ont fait l'objet d'une version 2 le 16/10 [4] puis d'amendements mineurs [5]. Le CAP valide la version 3 [6].
Motion d'ouverture de l'AG
(0.3) du 19/10/2012
Motion conjointe du CAP et du bureau.
Le bureau a la charge de présider l'AG du 21 octobre 2012 dès l'ouverture de la séance, en vue de faire adopter les règles de procédure et désigner des animateurs de séance qui devront prendre le relais. Le bureau reprend la présidence de séance pour les périodes sans animateurs de séance et organise le renouvellement de tout ou partie de l'équipe d'animation le cas échéant.
Archivages
(0.4)
Nos archives mail contiennent divers types de données. L'archivage de données personnelles doit avoir une raison et un objectif précis préalablement défini. Il faut éviter de conserver des années d'archives que l'on utilise peu et qui constituent sur le long terme un risque de fuite massive. Les archives du CAP sont constituées par les CR de réunions où sont retracées aussi les décisions prises hors réunion. Pour cette raison, l'intérêt de conserver les archives mail est faible, et n'est pas pertinent pas rapport aux contraintes.
Pour cette raison, les archives mailman du CAP vont être retirées du serveur. Elles ne seront pas détruites mais seront conservées par le bureau dans des espaces sécurisés pendant un délai de rétention qui reste à déterminer.
Réunion
Ouverture de la séance à 21:38 par Harpalos
Feuille de présence
- Membres du Bureau
- Assistants
Accueil
Désignation du président de séance
- Candidat : Frédéric Lecointre
- approuvé à l'unanimité des présents
Désignation du secrétaire de séance
- Candidats : Marion Maltor
- approuvé à l'unanimité des présents
Approbation du précédent CR
Le compte rendu de la semaine dernière est aprouvé à l'unanimité des présents.
Approbation de l'ordre du jour
L'ordre du jour présent sur le pad [8], révision 3 est approuvé à l'unanimité des présents/à la majorité/... (éditer)...
Ordre du jour:
- Désignation du ou des président(e)(s) de séance
- Désignation du ou des secrétaire(s) de séance
- Approbation du compte-rendu de la réunion précédente
- Demandes urgentes
- Résultats de l'AG, position statutaire de l'association et des responsables
- Renouvellement de ks355227.kimsufi.com - blackrock.partipirate.org qui expire dans 15j (ovh mb40826-ovh)
- Parole aux adhérents / questions des adhérents
- Durée de rétention des données sur les fichiers d'adhérents
- Questions diverses
- Logiciel de trésorerie
- Janus (responsable facebook)
En raison de l'incertitude, au début de la réunion, sur le résultat des amendements 13 et 14 et l'absence de publication des résultats des élection CAP/CN, votés lors de l'assemblée générale du 21 octobre 2012, l'ordre du jour est susceptible d'être modifié si des décisions urgentes sont à prendre en cours de soirée. Le présent ordre du jour est approuvé en l'état avec la possibilité au président de séance de redéfinir certaines priorités.
Diverses questions urgentes
Résultats de l'AG, position statutaire de l'association et des responsables
21:30: L'AG s'est tenue dimanche. Les résultats n'ont pas encore été publiés. Des sondages de sortie de bureau de dépouillement circulent, mais la Codec n'a pas encore fini de vérifier les votes, et on vous demande d'être patient.
On demande aux adhérents de ne pas prendre de décision précipitée, mais vous pouvez anticiper les éventualités.
Pour l'instant une courte période d'incertitude s'est ouverte : les statuts entreront en fonction à la date de l'AG mais pour l'instant on ne les connait pas. On ne sait pas qui est membre du CAP ce soir, mais les membres du bureau sont maintenus dans tous les cas.
Les amendements au programme ne seront pas disponibles de suite. D'autres soirées de dépouillement vont être organisées à Paris. Les volontaires n'hésitez pas à vous manifester pour aider. La Codec communiquera sur les dates des soirées dépouillement prochainement.
Un coordinateur de section (de l'éventuelle coordination nationale) nous explique :
Dans le cas où l'approbation de l'amendement 13 serait validé par la Codec prochainement, les mesures de transitions impliquent :
- Il est mis fin au mandat du Conseil National immédiatement ;
- Il est proposé aux membres du Conseil Administratif et Politique de continuer d'assurer une partie de leurs missions selon ce qui aura été convenu suite à la première réunion de la Coordination Nationale (le 23/10/12), ceci pendant 21 jours (jusqu'au 11/11/12).
Durant ces 21 jours, la Coordination Nationale préparera l'élection qu'elle fera du Bureau National et à l'issue de cette élection, il sera mis fin aux mandats des Conseil Administratif et Politique et des membres du Bureau National actuels. Les membres nouvellement élus au sein du nouveau Bureau National prendraient leurs fonctions.
Pour rappel, ceci ne s'appliquera que si la Codec confirme cette éventualité ce qui n'a en aucun cas été confirmé, même de manière informelle, par celle-ci.
La Commission de Contrôle aurait dû être renouvelée à l'issue de l'Assemblée Générale. Ceci n'ayant pas pu être fait en raison du dépouillement non achevé, les futures instances quelles qu'elles soient devront résoudre cette question en priorité.
Mise à jour de 22:10: nous recevons un message de Mykoze au nom de la codec « nous pouvons vous confirmer que la fameuse motion 13 est officiellement passée. »
Nous savons donc que le CN n'existe plus et que le CAP actuel est le même que le CAP sortant.
http://forum.partipirate.org/actualite/resultats-t9032.html#p81094
Renouvellement de ks355227.kimsufi.com - blackrock.partipirate.org qui expire dans 15j (ovh mb40826-ovh)
Renouvellement du serveur blackrock qui expire dans 15 jours.
Blackrock fait partie des anciens serveurs (qui sont Barbe Noire et Blackrock). Blackrock arrive à expiration dans 15 jours, il faut le renouveller au moins jusqu'à fin décembre pour assurer la fin de la migration des anciens outils.
L'ektek a un budget de fonctionnement, et peut puiser dedans sans passer par une décision du CAP. Le virement à OVH déjà été débité du compte du PP le 19/10/2012.
Parole aux adhérents / questions des adhérents
Les membres de la réunion n'ont pas posé de question.
Durée de rétention des données sur les fichiers d'adhérents
Les données comptables des adhésions et dons sont traitées et conservées par l'AFPP dans l'optique de la certification comptable. Les fichiers dons+adhérents PP et AFPP sont différents et distincts.
Pour l'AFPP: la conservation de données personnelles requises (noms, adresses fiscales, montants...) est nécessaire pour une durée de 6 ans (à inscrire dans les règles de procédure interne de l'AFPP). Ce fichier est de la responsabilité du trésorier de l'AFPP.
Pour le PP: Actuellement ce sont les caissiers qui fournissent les données qui sont intégrées dans le fichier des adhérents, et les données sont conservées deux ans (pour les adhérents ou anciens adhérents). Il est décidé que les personnes qui cessent d'être membres seront conservées dans le fichier des membres de l'association jusqu'à la fin de l'année civile qui suit l'année de leur dernière adhésion ou de leur départ. Sur simple demande, ces personnes peuvent être complètement retirées du fichier adhérents sans attendre la fin du délai de conservation habituel. Il est proposé que cette motion soit retranscrite dans le RI.
MindHack propose de réfléchir à un message à envoyer aux adhérents qui démissionnent de leur qualité d'adhérent, dans l'éventualité où ils souhaiteraient rester en contact avec le Parti Pirate au titre de sympathisants.
Le message de départ utilisé est le suivant: http://forum.partipirate.org/wiki/technique/mailman-config#exemple_de_message_de_depart1
Questions diverses
Logiciel de comptabilité
L'équipe trésorerie décide de tabler sur le choix du logiciel de comptabilité qui sera utilisé au plus tard pour la comptabilité de l'exercice 2013. Ck fait remarquer que les graphes créés pour l'AG étant dynamiques, les données comptables ont été intégrées dans un Google Document (amputées des données personnelles qui y figuraient). Ck aimerait savoir s'il est envisageable de réaliser la compta entièrement par ce biais, ce qui permettrait d'avoir des graphes permanents et dynamiques de l'état des comptes/recettes/dépenses/sous-comptes, etc.
L'équipe trésorerie estime que la configuration d'un ERP est pour l'instant trop complexe et le choix du logiciel se porte sur OpenConcerto logiciel de comptabilité libre simple relativement à utiliser. OpenErp pourra au besoinplus tard être adopté mais dans l'immédiat il faut une solution pour pouvoir saisir dans un logiciel de comptabilité les données 2012.
Vidéos postées sur Facebook
Janus (responsable facebook) : Non avertissement du responsable facebook sur le postage de vidéos sur le mur de la fanpage nationale du pp (je l'ai appris hier alors que la réunion du CAP avait eu lieu 08 octobre 2012).
Une vidéo a été posté sur la page Facebook sans que l'adminstrateur Janus ait été prévenu.
Une décision du CAP avait été prise le 08/10/12 au sujet d'un postulant pour l'administration des comptes Youtube et Dailymotion du PP. Le CAP lui avait proposé de poster des vidéos sur la page Facebook. Janus l'administrateur de la page n'a pas été prévenu et aurait aimé l'être.
Cela pose un problème car l'intégration des vidéos officielles du PP ne doit pas se faire via des adhérents qui postent sur la page du PP mais doit être effectuée directement via l'administrateur.
Janus, MindHack et la personne qui a mis les vidéos sur Facebook vont prendre contact et en parler directement en privé.
Janus : Ok - MindHack : Ok
Situation de la codec
La codec élue lors de la mandature 2012-2013 est toujours en fonction car aucun article des statuts ne prévoit sa fin de mandat. La clause transitoire de l'article 13 parle d'une ré-élection qui n'a pas eu lieu, mais ne précise pas que la codec en place soit dissoute par l'absence de cette élection.
Il est proposé que la CODEC désigne des assesseurs pour l'aider dans ses tâches si les titulaires actuels en ont besoin.
Les réunions prochaines du CAP sont annulées. Si la Coordination Nationale a besoin de solliciter le CAP, elle pourra lui demander de se réunir au plus tôt (de préférence le lundi soir).
Cette motion est proposée par le CAP avec l'approbation des auteurs de l'amendement 13.
Prochaine réunion
Fin de la séance à 23:40 par Frédéric Lecointre
Participation des conseillers à cette réunion
Le graphe suivant représente la participation aux votes des conseillers lors de cette réunion.
Fichier:Analyse votes CAP XX-XX-2012.png
Pour le CAP, --Harpalos 22 octobre 2012 à 23:54 (CEST)