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BN:Compte-rendu de la réunion du Bureau National du 24 septembre 2013

De Wiki du Parti Pirate
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CR de la réunion suivante

Réunion

Ouverture de la séance à 21:06 par Mistral


Feuille de présence

Ouverture de la réunion

Trésorerie

Validation par les Commissaires aux Comptes

Romain n'a pas transmis le rapport des commissaires aux comptes malgré la précédente demande. Dans les échanges par mail il ne fait pas état de remarques de la part des CaC mais rien de plus.

Concernant les données comptables, Mistral exprime de vives inquiétudes. Romain a transmis un document google https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0Aiz4t-11Ot8tdG93SUhqOGRBZVB5Mk9RbGhaU3FWTmc#gid=0 qui fait état de certains mouvements mais n'a pas la forme comptable attendue, ce qui limite les possibilités de rapprochements/recoupement (pour vérification).

Anouk souhaiterait faire la saisie comptable sur open office et indique avoir du mal à le faire avec Open Concerto. Ensemble se propose pour aider à maitriser la logique comptable d'open concerto.


Changement de banque

Rendez-vous pris avec le Credit Cooperatif pour mardi 1er octobre.

LISTE DES DOCUMENTS NÉCESSAIRES À L'OUVERTURE DE COMPTE

POUR LES PERSONNES PHYSIQUES LIÉES À LA PERSONNE MORALE

  • Un des justificatifs suivant (deux en cas d'entrée en relation à distance) :
    • Carte d'identité en cours de validité délivrée par une autorité officielle d'un pays membre de l'union européenne ou assimilé
    • Passeport en cours de validité délivré par une autorité officielle d'un pays membre de l'union européenne ou assimilé
    • Titres de séjour d'étranger (Carte de séjour temporaire, carte et certificat de résident, cartes de séjour spécifiques, récépissés de titre de séjour)
    • Livret/Carnet de circulation
    • Permis de conduire (uniquement en seconde pièce)

POUR LA PERSONNE MORALE

  • Justificatifs de l'activité ou de la personnalité morale : (l'ensemble des pièces est à collecter)
  • Justificatifs des pouvoirs : (l'ensemble des pièces est à collecter)
    • Délibération de l’assemblée générale désignant les membres du Conseil d’administration
    • Composition du Conseil d’administration (nom, prénom et adresse des administrateurs)
    • Extrait de délibération de l’organe habilité (Assemblée générale ou Conseil d’administration ou Bureau) désignant les représentants de l’association autorisés à effectuer les démarches d'ouverture de compte bancaires
  • Justificatifs financiers : (l'ensemble des pièces est à collecter)
    • Rapport des commissaires aux comptes (si société soumise à cette obligation)
    • Bilan des 3 dernières années
    • Comptes de résultats et annexes des 3 derniers exercices
    • Rapport de gestion des 3 dernières années
  • Si absence obligation comptable : tableau des recettes sur 3 ans ainsi que bilan et compte de résultats s'ils ont été produits


Lancement de l'appel aux dons pour les élections 2014

Un long moment a été accordé pour parler de l'organisation des élections.


Personne ne sait vraiment qui doit faire une demande de devis pour le R39 des européennes, ni n'a les données pour pouvoir le faire. Il est demandé au Bureau de désigner un responsable. Le Bureau s'étonne de son coté qu'on lui demande alors qu'il n'a pas plus d'information que les autres, ni la ressource pour s'en occuper en interne.

Farlistener demande ce qui est géré par le national et ce dont chaque liste peut se charger en toute autonomie.

Un constat "le national" est un lieu de concertation assez flou actuellement. Il est demandé plus d'autonomie à l'équipe élection dans ses prises de décisions en l'absence d'objection du Bureau.

Remboursement des frais kilométriques

Le Parti Pirate n'a toujours pas défini les modalités pour les remboursements kilométriques. Anouk, co-trésorier recommande de ne pas les rembourser en raison du trop grand risque de détournement.

Alexia donne l'interprétation suivante : << Concernant le remboursement de frais c'est: soit les frais réels sur justificatifs (joindre un état détaillé des frais avec factures et justificatifs de paiement, carte crise) soit les indemnités kilométriques on ne peut pas faire un mixte des 2 : prendre le barème et le diviser par 2 ne serait pas admis

Il faut un CR indiquant la date précise de chaque déplacement, les lieux de départ et d’arrivée, l’itinéraire, le nombre de kilomètres effectués,l’intérêt politique du déplacement , conférences, personnes rencontrées..).

les modalités de remboursement signifient les conditions de remboursements : quoi et par quel moyen bancaire) >>


Projet de résolution : << Lorsqu'un déplacement est effectué pour le compte du Parti Pirate les transports en communs sont à privilégier s'ils sont les moins chers. Lorsqu'un déplacement via un véhicule personnel s'impose, le remboursement applicable est A - fonction du nombre de kilometres, selon le barème fiscal en vigueur. B - remboursé selon les frais réels. Pour pouvoir bénéficier de ce remboursement, le demandeur doit fournir une copie de la carte grise du véhicule utilisé, à son nom ..... / .....

A - B - Le remboursement se plafonnera à la première tranche du barème quelque soit le type de véhicule utilisé. Ce remboursement forfaitaire couvre les frais d'essence ainsi que les frais liés à l'utilisation de son véhicule personnel. Le plafonnement sert à limiter l'usage d'un véhicule trop puissant. >>

Il est convenu du caractère beaucoup trop aléatoire du remboursement aux frais dit "réels" et de la cohérence du barème fiscal pour couvrir les frais courant d'un véhicule personnel. Le remboursement des frais réels pouvant entraîner des arbitrages hasardeux en cas de panne ou incident divers sur le trajet.

MindHack conteste le fait de privilégier les transports en commun si le coût est supérieur au trajet en véhicule personnel. Mistral demande à ce que la question écologique soit prise en compte.

La motion sera rédigée et votée à la prochaine réunion.


Secrétariat

Vote électronique

Mistral indique : << Rencontre qui était chargé par le Bureau de s'occuper du dossier pour le 23 aout n'a pas pu le faire. Mistral a repris le dossier et avec l'aide d'Aloxe et Le tahoo a finaliser le document.

L'avocate a reçu tous les documents et le paiement de l’acompte le 9 septembre. Elle a indiqué pouvoir s'en occuper cette semaine. La diffusion du document est toujours en diffusion restreinte. Il a été diffusé à Aloxe, Le tahoo, Rencontre et Marou (en plus des secrétaires nationaux). Si un adhérent pouvant apporter une contribution souhaite y avoir accès, il doit en faire la demande aux secrétaires nationaux. >>

A la demande de MindHack, il est répondu que l'affaire PRISM (et ses à coté), ont bien été mentionné dans le dossier.


Assemblée Générale

L'assemblée se tiendra de manière décentralisée comme convenu. Plusieurs salles ont été trouvées à Paris pour accueillir les adhérents qui ne pourront pas trouver une salle plus proche.

Ces salles sont pour des montants de 400 à 1500 euros TTC. Une proposition d'Epita qui était près à nous prêter une salle gratuitement, a été refusé en raison des lois applicables aux Partis Politiques. Nous avons demandé à Epita s'ils pouvaient nous facturer la location en se basant sur les prix des devis que nous avons. L'avantage d'Epita étant que l'accès internet avec un débit suffisant pour la visio conférence entre les salles serait plus facile à obtenir.

Les autres salles ? => https://coco.piratenpad.de/AG-Decentralise-10-2013


  • Rapport moraux et quitus :
    • -> Quel format ? L'idée est de faire un rapport bref (5/6 pages), non exhaustifs. Ce qui donne environ 250 à 300 mots par binomes. Chaque binome exprimant l'action tout au long de l'année, y compris ce qui aurait pu être fait avant la prise de fonction (suite à des démission).
    • -> faut il demander aux équipes ? Le Bureau demande aux équipes de rédiger des rapports d'activité pour placer sur wiki. Cela ne sera pas transmis avec les convocations aux adhérents mais ils seront invités à aller les lire sur le wiki. (à l'instar de l'équipe réseaux sociaux : https://communication.pad.partipirate.org/20 ).
    • -> Reprise de l'initiative "mon conseiller" (présence des conseillers) Volonté de mettre en place cet outil sur la présence des membres du BN.
    • -> Quid du quitus rapport aux conseillers démissionnaires / nouveaux ? Non abordé.
    • -> Quid du quitus de l'action de la CN ? Le BN demande à la CN de s'organiser pour rendre des comptes sur son action de manière distincte mais recommande de ne pas mettre en place de quitus sur la CN, en raison de la représentation par SL/SI.
  • Rapport financiers : Quels rapports nous présentons ? Non abordé.


Mise à jour RI et Statuts

https://coco.piratenpad.de/charteMarquePP

[IMPORTANT] Les Statuts et RI n'ont pas été consolidés !!!

  • Appel à bonnes volontés sur ML Discussion
  • Appel à bonnes volontés sur Rédacteurs

En cas d'échec,

  • Proposition de recours à un prestataire
  • Stagiaire (?)


Vie interne

La modération de nos listes de diffusion

Il est rappelé à titre d'information que l'avis des adhérents est toujours requis sur ce point. Voir : (précédent CR)

Information sur l'action videosurveillance et appel à projet

https://pad.partipirate.org/jesurveillelasurveillance Stéphanie Geisler d'IDF porteuse du projet


Clôture de la séance à 23H47 par MindHack

Prochaines réunions

Information sur les décisions prises hors réunion

Les décisions suivantes ont été prises depuis le 03 septembre 2013 jusqu'au 24 septembre 2013, en dehors des réunions :

Je surveille la surveillance

Motion 20130923-1 : Je surveille la surveillance

Le bureau attribue un budget de 200€ afin de financer une action "Je surveille la surveillance" contre la vidéosurveillance. Cette action a été préparé par plusieurs pirates en vue de fournir aux sections locales et aux pirates isolés des moyens de communiquer utilement sur ce point de notre programme.

Des stickers seront imprimés au nom du Parti Pirate et réalisés avec une attention toute particulière sur l'impact écologique. Ils serviront à éveiller utilement l'attention des citoyens sur la présence des caméras et sur leur coût.

A l'appuie de cette action, deux articles de blogs seront publiés, l'un pour expliquer notre programme concernant la vidéo surveillance et l'autre pour inviter les adhérents et sympathisants à agir contre la vidéo surveillance en mode Do It Yourself.

L'article d'information sera reprit sous la forme d'un flyer A5 (à imprimer) et décliné sous la forme d'un communiqué de presse à adresser localement. D'autres goodies en mode DIY seront proposés.


Le matériel de communication sera envoyé par lettre, sur simple demande à contact at partipirate.org, aux adhérents et sympathisants qui en feront la demande. Si le stock ne permet pas de fournir, il sera réparti en priorité aux sections locales et aux adhérents. La date de début de cette action sera précisé ultérieurement.


Le bureau invite les adhérents à organiser d'autres initiatives de ce genre, qu'il pourra financer selon des modalités approchantes.

POUR : Mistral, sylecomte, MindHack, Anouk CONTRE : franois NSPP : Aucun

Motion mise au vote le mercredi 18 et close le lundi 23 septembre


Demande de provision pour frais de justice

Motion 20130923-2 : Demande de provision pour frais de justice

Les élections approchants, les actions sur le terrain sont de plus en plus fréquentes. Il est raisonnable d'estimer que dans quelques rares cas, par volonté politique affichée ou par maladresse (dans l'organisation ou dans le déroulement), nos militants pourront exposer le Parti Pirate à des conséquences financières.

Le cas échéant, notre assurance couvrira la majorité des cas qui pourront se présenter mais dans certains cas, le Parti Pirate pourrait être conduit au paiement d'une amande et/ou à des frais juridiques.

Une prudence excessive nous obligerait à céder aux pressions qui pourront être excercées à notre encontre par des adversaires politiques.


Le Bureau recommande à la Coordination Nationale de provisionner une somme de 3000€ sur le budget pour servir de fond de garantie et permettre au Bureau d'accepter une prise de risque limité lorsque l'enjeu est légitime.

POUR : Mistral, sylecomte, franois, MindHack, Anouk CONTRE : Aucun NSPP : Aucun

Motion mise au vote le mercredi 18 et close le lundi 23 septembre



Fermeture temporaire de la boutique

Motion 20130923-3 : Fermeture temporaire de la boutique

Le Bureau ayant été informé de commandes non livrées plus de deux mois après et n'ayant toujours pas connaissance de l'état du stock de la boutique, demande à ce les commandes sur la Boutique en ligne du Parti Pirate soient stoppées temporairement.

Un message sera indiqué sur la boutique pour inviter les adhérents et sympathisants à contacter la section locale la plus proche pour tout renseignement et les produits seront tous indiqués comme indisponibles à la commande en ligne.

Occasionnellement, les sections locales pourront passer des commandes groupées auprès du bureau qui informera de la disponibilité, des modalités de paiement et du tarif.


Le stock de la boutique est laissé chez Mykoze jusqu'à inventaire puis sera éventuellement transféré ultérieurement. La boutique en ligne ne sera pas supprimée. Elle pourra réouvrir si une nouvelle équipe se propose d'en assurer l'entière gestion ou sur des périodes ponctuelles pour vendre un produit spécifique sur un laps de temps bref.

POUR : Mistral, sylecomte,MindHack, Anouk CONTRE : Aucun NSPP : Aucun

Motion mise au vote le mercredi 18 et close le lundi 23 septembre


Remboursement de frais pour le Luxembourg

Motion 20130923-4 : Remboursement de frais pour le Luxembourg

Conformement à ce qui a été demandé par la Coordination Nationale, le bureau a étudié le remboursement des déplacements de YannDutch et MindHack au Luxembourg du mercredi 04 septembre pour la réunion du Parti Pirate Européen.

Le déplacement de YannDutch a été effectué en train et est le seul remboursement qui a été demandé, pour un montant total de 148,50€.
Le déplacement de MindHack l'a été en moto, sur un distance A/R de 308km et est le seul remboursement qui a été demandé. Le Parti Pirate n'ayant pas établit les modalités de remboursement dans le cas d'un déplacement avec un véhicule personnel, le montant sera fixé après validation des modalités.


Le bureau décide de valider les remboursements de YannDutch et MindHack après publication du compte-rendu de leur actions et échanges réalisés sur place.

POUR : Mistral sylecomte, franois, Anouk CONTRE : Aucun NSPP : MindHack (étant concerné souhaites s'abstenir)

Motion mise au vote le mercredi 18 et close le lundi 23 septembre


Pour le Bureau, Mistral Oz, Co-Secrétaire National le 1er octobre 2013

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