PPFR GA 2012

(Page à traduire/adapter au contexte international)

Date and location

The GA will take place at Sunday, 21 September from 9:00 to 18:00.

At the EFCB - International Med Centre -

Picasso Room

23/25 rue Emile Zola,

93100 Montreuil

http://www.espace-efcb.abcsalles.com/prive/en/fiche_acces.php?o=&k=&n=16124&menu=2&iddem=

Room

Available:

• Foyer for reception and a terreca / smoking area
• Video projector /screen
• WiFi

Historique des recherches

(pour référence et archivage)

La recherche de salle a commencé fin février. L'évolution de nombre d'adhérent nous a ammené à revoir au fil du temps les critères. Les critères finaux étaient: au moins 350 places assises[11] ; desservie par les transports en commun ; budget max (non publié pour éviter que les fournisseurs ne se calent dessus) [11]. En option mais souhaitable: liaison wifi (capable de tenir la quantité) ; sandwicherie/snack/boissons ou commerces de restauration à proximité ; couverture vidéo en streaming ; retro-projecteur depuis un PC ; des prises électriques et des tables pour les participants.

Le dossier était attendu complet, et devant contenir le descriptif de l'ensemble de l'accueil afin que le CAP puisse choisir la salle en connaissance de cause: adresse de la salle, devis, heure de début, heure de fin, budget bouche (boisson, snacks), combien d'organisateur, capacité, stream vidéo O/N, transports, propositions d'hébergement (liste d’hôtels, couchsurfing), etc etc.

Suite à un appel à proposer des villes [2] (deux réponses: Strabourg et Paris), puis à un vote par démocratie liquide pour s'assurer que la communauté ne s'y opposait pas, les villes retenues[3] sont:

• Strabsourg: chef de projet raukoras (backup QQ)
• Paris: Chef de projet: L'équipe idf en particulier Leguman

Il était donc établi à ce moment là que l'AG 2012 se tiendrait à Strasbourg ou Paris.

La date limite de dépôt de dossier était le 1er mai[6], repoussée au 7 mai à la demande des villes candidates.[7]

• Réponse de Strasbourg : sur le forum, lien direct PDF.

• Réponse de IdF : sur le forum.

• Dépouillement des propositions par le CAP: dans le forum, §1.1. Aucune salle, ni dans le dossier IdF, ni dans le dossier de Strasbourg ne répond aux critères. Le choix de la salle a été ajournée, et les candidatures ont été rouvertes aux autres villes.

• La date de l'AG ayant fait à un moment l'objet d'un flottement a cependant été maintenue et confirmée. Un nouveau délai a été fixé au 30/07/12 pour des propositions de salle. Un nouveau dépouillement des proposition est fait le 30/07/2012 [15], et la décision finale est repoussée de quelques jours pour laisser à PPRA le temps de répondre (ils avaient indiqué avoir des pistes). Finalement, au 06/08, nous n'avions qu'une seule ville candidate (Paris) et deux salles proposées, la salle Picasso proposée par Harpalos et le cirque Aliboro proposé par TXO [13].

• Préférence est donné à la salle Picasso [13][14], et la réservation est envoyée. La réservation est confirmée le 29/08/2012.

Références

• [1] Date proposée à la communauté par le CAP in résolution 2012-01-24/5, puis, après une semaine de consultation des membres, validée in Résolution CAP n°2012-01-31/8.1.
• [2] Mail envoyé aux sections locales Wed, 29 Feb 2012 19:16:51 +0100 from Harpalos to coordinateurs-sections
• [3] Résolution CAP n°2012-03-27/9.1 [[1]]
• [4] Ce calendrier est proposé aux membres le 13/03/12 (2012-03-13/1.3), puis validé le 27/03/2012 (Résolution n°2012-03-27/9.1).
• [5] Réunion du CN 25/03/2012
• [6] Résolution CAP n°2012-03-27/9.1
• [7] Résolution CAP n°2012-05-01/0.1
• [8] Résolution n°2012-05-22/1.1
• [9] Résolution CAP n°2012-06-26/8.0
• [10] Résolution CAP n°2012-07-09/7.1.2 [2]
• [11] CAP 16/07/12
• [12] Résolution CAP n°2012-07-23/7.1.3
• [13] CAP 06/08/12 [3]
• [14] CAP 13/08/12 [4]
• [15] Résolution CAP n°2012-07-30/7.1.2
• [16] Résolution CAP n°2012-08-20/7.1.2
• [17] Réunion CN 29/07/2012