Procedure evenement

Si on veut organiser un événement, comme le duplex Paris-Reykjavic du 30/10, il est bon de réfléchir avant à tout ce qui doit être fait. Voici une liste de questions à se poser pour que tout se déroule au mieux.

Avant :

Quoi ?

• Quel est l’événement ?

Quand ?

• Quand précisément a lieu l’événement ?
• Jusqu'à quand ?

Où ?

• Où a lieu l’événement ?
• Est-ce un lieu public, semi-public, privé ?
• L'entrée est-elle libre ?
• Y aura-t-il des consommations à prévoir ? Qui les paye ?

Comment ?

• Échange avec le public ?
• Table-ronde avec des intervenants ?
• Discours à sens unique ?
• Manifestation ?
• Autre ?
• Faut-il prévoir un financement particulier ?
• Faut-il prévoir un crowdfunding ?
• Faut-il prévoir des invitations au public, à la presse, à des assos, au gouvernement ?

Pourquoi ?

• Quel est le but de l’événement ?
• Quel est le contexte ?

Qui ?

• Qui organise l’événement ?
• Qui est le référent, le SPOC pour cet événement ?
• Qui vient de l’extérieur pour participer ?

Pendant :

Quoi ?

• Quelles sont les actions prévues ?
• Y a-t-il un livetweet ?
• Y a-t-il un flux vidéo ? Y a-t-il un flux audio ?
• Y a-t-il des enregistrements vidéo et/ou audio pour rediffusion postérieure ?
• Y a-t-il des prises de paroles à gérer ? Ou des échanges venant du public ?

Comment ?

• Y a-t-il du matériel sur place ?
• Doit-on apporter notre propre matériel ?
• Y a-t-il une connexion internet sur place ?
• De quel niveau (HD / THD) ?
• Pourra-t-on s'y connecter facilement ?
• Faut-il prévoir un hub réseau ?
• Faut-il gérer des retweets sur les comptes des sections locales ?

Qui ?

• Qui fait chaque action ? Minimum : Une personne par poste + 1 superviseur. Est-ce que certaines actions peuvent être délocalisées ?

Après :

Quoi ?

• Y a-t-il un rangement / nettoyage à prévoir ?

Quand ?

• Immédiat ou décalé ?

Qui ?

• Qui s'en occupe ?

Débriefe ?

• Quand et avec qui ? Le mieux est : le plus tôt possible, avec le référent et le plus d'acteurs possible et quelques spectateurs extérieurs.