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Si on veut organiser un événement, comme le duplex Paris-Reykjavic du 30/10, il est bon de réfléchir avant à tout ce qui doit être fait. Voici une liste de questions à se poser pour que tout se déroule au mieux.

Avant :

Quoi ?

  • Quel est l’événement ?

Quand ?

  • Quand précisément a lieu l’événement ?
  • Jusqu'à quand ?

Où ?

  • Où a lieu l’événement ?
  • Est-ce un lieu public, semi-public, privé ?
  • L'entrée est-elle libre ?
  • Y aura-t-il des consommations à prévoir ? Qui les paye ?

Comment ?

  • Échange avec le public ?
  • Table-ronde avec des intervenants ?
  • Discours à sens unique ?
  • Manifestation ?
  • Autre ?
  • Faut-il prévoir un financement particulier ?
  • Faut-il prévoir un crowdfunding ?
  • Faut-il prévoir des invitations au public, à la presse, à des assos, au gouvernement ?

Pourquoi ?

  • Quel est le but de l’événement ?
  • Quel est le contexte ?

Qui ?

  • Qui organise l’événement ?
  • Qui est le référent, le SPOC pour cet événement ?
  • Qui vient de l’extérieur pour participer ?



Pendant :

Quoi ?

  • Quelles sont les actions prévues ?
  • Y a-t-il un livetweet ?
  • Y a-t-il un flux vidéo ? Y a-t-il un flux audio ?
  • Y a-t-il des enregistrements vidéo et/ou audio pour rediffusion postérieure ?
  • Y a-t-il des prises de paroles à gérer ? Ou des échanges venant du public ?

Comment ?

  • Y a-t-il du matériel sur place ?
  • Doit-on apporter notre propre matériel ?
  • Y a-t-il une connexion internet sur place ?
  • De quel niveau (HD / THD) ?
  • Pourra-t-on s'y connecter facilement ?
  • Faut-il prévoir un hub réseau ?
  • Faut-il gérer des retweets sur les comptes des sections locales ?

Qui ?

  • Qui fait chaque action ? Minimum : Une personne par poste + 1 superviseur. Est-ce que certaines actions peuvent être délocalisées ?



Après :

Quoi ?

  • Y a-t-il un rangement / nettoyage à prévoir ?

Quand ?

  • Immédiat ou décalé ?

Qui ?

  • Qui s'en occupe ?

Débriefe ?

  • Quand et avec qui ? Le mieux est : le plus tôt possible, avec le référent et le plus d'acteurs possible et quelques spectateurs extérieurs.