Notes de frais

Cette page vise à simplifier le processus de remboursement des notes de frais au Parti Pirate. Je détaille ici les étapes à réaliser pour s'assurer qu'une note de frais sera traitée par le trésorier. Cette procédure est différente de la procédure de demande de paiement et doit être suivie si un adhérent a avancé l'argent au nom du Parti Pirate et qu'il souhaite être remboursé.

Création de la note de frais

Un projet redmine « Notes de frais » a été créé afin de permettre le simple suivi des notes de frais.

Attention : les seules dépenses remboursables sont les dépenses validées par le Bureau National, la Coordination Nationale, la section locale ou l'équipe disposant d'un budget. Vous devez suivre la procédure pour inscrire vos notes de frais dans le mois qui suit votre dépense.

Procédure (merci de suivre attentivement)

1. Créez la note de frais sur le projet redmine.
2. Pour respecter vos données personnelles, merci de mettre la note de frais en « privée » en cochant la case du même nom en haut à droite du cadre.
3. Assurez-vous que le sujet de la demande contient votre pseudo (ou votre nom), le montant de la note, la date, et une indication sur son usage (le nom de la section locale le cas échéant).
4. Dans la partie « description », insérez un lien vers le CR du Bureau National, de la Coordination Nationale ou de votre section locale qui valide cette dépense.
5. Si vous avez avancé des frais pour votre section locale, vous devez ajouter le trésorier de votre section en « observateur » de la demande.
6. Ajoutez le document comptable (facture et preuve du paiement — reçu CB ou virement ou photocop du chèque) en cliquant sur « ajouter un fichier » (indispensable).
7. Assignez la demande au trésorier du Parti Pirate.
8. Si c'est votre premier traitement de note de frais, indiquez aussi quel mode de remboursement est souhaité, et le cas échéant ajoutez votre RIB à la note de frais.
9. Conservez les originaux des pièces comptables jusqu'au remboursement, après quoi, remettez les ou tenez les à disposition du trésorier du Parti Pirate.
10. Lorsque vous êtes remboursés, constatez la réception des sommes, accusez réception dans le ticket redmine et passez-le en "résolu"
11. Vérifiez tous les éléments avant de présenter une note de frais au remboursement. Toute demande de remboursement vous engage personnellement et juridiquement.
12.  Pour terminer, remplissez le petit formulaire de traitement en ligne.

Traitement de la note de frais (côté trésorerie)

Voici la procédure à suivre pour rembourser les notes de frais.

1. S'assurer que la note de frais est bien renseignée, avec notamment présence du document comptable et preuve de la validation de la dépense.
2. Récupérer le document comptable, en faire une copie en local ainsi que sur l'espace partagé des trésoriers (pour l'instant dossier partagé « Trésorerie du Parti Pirate » sur GDrive).
3. Remplir le document de suivi des notes de frais :
   • Pseudo
   • Montant de la note de frais
   • Lien vers la note sur redmine
   • Lien vers le document comptable sur l'espace partagé.
   • Éventuel lien vers le reçu CB
4. Si l'adhérent a choisi de se faire rembourser par chèque
   • On additionne toutes les notes de frais et on fait un chèque à l'ordre de l'adhérent.
   • On scanne le chèque et on l'enregistre sur l'espace partagé des trésoriers (Trésorerie > Comptabilité > Reçus remboursements > Année > Mois)
   • On note le numéro du chèque dans le document de suivi, dans la colonne « Référence du remboursement »
   • On remplit le montant
   • On met le lien vers le scan du chèque
   • Et on indique la date du chèque
   • On passe au courrier, et on clotûre la note de frais redmine (passer à 100%)
5. Si l'adhérent a choisi de se faire rembourser par virement
   • On additionne toutes les notes de frais à l'ordre de l'adhérent
   • On effectue le virement sur le site
   • On envoie le mail automatique à l'adhérent pour le prévenir du virement
   • On imprime en pdf un avis de virement qu'on enregistre sur l'espace partagé des trésoriers (Trésorerie > Comptabilité > Reçus remboursements > Année > Mois)
   • On note l'intitulé du virement dans la colonne « Référence du remboursement »
   • On remplit le montant
   • On met le lien vers l'avis de virement
   • Et on indique la date du virement
   • On clotûre la note de frais redmine (passer à 100%)