On liste ici les participants du projet et leur disponibilité (ou niveau d'engagement souhaité) dans la mesure du possible. On met aussi à jour l'arborescence des tâches à effectuer.

L'équipe

Rôle et composition des équipes (proposition uniquement)

Coordinateur = Mykôze

Équipe graphique = bishok, Deaf et tous les graphistes du PP qui souhaitent intervenir ponctuellement sur un projet

(design, réalisation et finalisation des visuels. Les visuels doivent être sous une licence libre)

Équipe dev = Mykôze, cmal

(toute la technique : le serveur de boutique, l'interface avec la banque, maintenance, mises à jour, etc.)

Webmasters = Jeey, Mykôze

(tous les contenus du site : textes, photos...)

Équipe stock + colisage= Jeey. Les stockeurs confient au PP un chèque de caution (non encaissé) à hauteur du montant des stocks (la banque nous indique qu'il est autorisé de les conserver 1 an + 8j).

(avoir les stocks chez sois, recevoir les commandes de la part du serveur, coliser, envoyer)

Équipe achats : Mykôze

(prospecter, proposer les devis à la direction, une fois valider, faire passer la commande, livraison chez les stockeurs)

Équipe finance : CK

(le seul qui a les accès au moyen de paiement : il paye les commandes préparées par les Achats)

Équipe direction : le CAP assisté de la boutique

Valide au final le choix des produits et des visuels, des montants à avancer, des quantités.

Une mailing-list spécifique à l'équipe boutique est en place : boutique@lists.partipirate.org

Les flux

• L'équipe boutique propose des produits et des visuels
• Les achats prospectent les fournisseurs
• Les graphistes réalisent les visuels
• → ceci aboutit à un projet de produit avec devis, quantités, options de supports/visuels qui est soumis à la direction qui valide après d'éventuelles modifications (navette)
• Les achats finalisent les commandes, les finance paient par virement ou par chèque les fournisseurs. Attention, en général, pour une première commande, les fournisseurs réclament un paiement à la commande.
• Les commandes sont passées auprès des fournisseurs et sont livrées chez les stockeurs.
• Les clients commandent. Les tockeurs sont avertis par mails des nouvelles commandes. Ils mettent à jour les statuts de commande dans le back-office de la boutique en ligne et préparent le colisage et procèdent à l'expédition.
• Les coliseurs achètent l'emballage et les timbres eux-même et se font rembourser sur facture, ou bien demandent aux achats de leur acheter le colisage (et les finances paient).
• Le comptable fait les comptes et les présente au CAP.

Le projet

La boutique est ligne est gérée via Prestashop http://www.prestashop.com , un CMS open-source. La plupart des fonctionnalités sont présentes dans l'interface de gestion (back-office) de PS.

Le système de paiement en ligne retenu pour des raisons de simplicité est Paypal, mais il n'est pas exclu de mettre en place un système indépendant type Paybox à l'avenir.

Une adresse courriel spécifique est utilisée pour la boutique : echoppe@partipirate.org Actuellement, c'est le coordinateur qui l'administre, ainsi que la mailing-list. Jeey s'est fait une redirection de l'adresse echoppe@partipirate.org sur son courriel perso pour être averti en temps réel des messages des clients et des nouvelles commandes.

Un compte twitter est adjoint à la boutique afin de faire un peu d'animation.

La logistique est assurée par les stockeurs qui déposent une fois par semaine l'ensemble des commandes à la Poste.