Élections:Gestion des impressions électorales (note de synthèse)

Note de synthèse (ébauche) d'après la note transmise à Maxime Clémencee et Txo par mail le 6 février 2013 suite à la visite collective faite à un imprimeur politique. Élections Européennes (et/ou municipales ?) Dans le cas d’espèce, les Elections Européennes (exemple), la gestion des éléments physiques de communication pourrait se présenter selon la structure suivante : Exemple : fabrication de 22 Millions d'exemplairess d'un imprimé au format 10 x15 (bulletins de vote bureaux seuls) Exposé des phases méthodologiques

Évaluation périmétrique de la stratégie opérationnelle

Exploration

Visite d’un « imprimeur » les guillemets s’impose parce que sa fonction est plus complexe que son titre l'indique ; Rédaction de la présente note synthèse à la suite de cette visite ; Exposition de cette note de synthèse ; Débat sur les modalités opérationnelles.

Synhtèse

Via une création organique Pour faire face à l’ampleur et à la spécialisation des tâches, nous constatons la nécessité de la création d’une structure adéquate : une Cellule Opérationnelle de Pilotage (COP) [par exemple]. La COP dispose d’une autonomie fonctionnelle et opérationnelle. La COP est indépendante de l’équipe Élections qui gère les aspects programmatiques et les candidats alors que la COP s’occupe exclusivement des aspects industriels et logistiques liés à la communication de campagne. La périmètre de sa mission est clair et précis. Il correspond à l’engagement des membres de la COP (2) : La COP s’engage à ce que les éléments techniques de propagande soient disponibles en lieu, en temps et en heure pour chaque candidat-e investi-e par le PP.

Missions de la Cellule Opérationnelle de Pilotage (COP)

Mission administrative

La COP agit en relation avec la CN et la section juridique du BN (ou déléguée : avocat conseil) par ce dernier vis-à-vis des organismes amené à exercer un contrôle a priori et a postériori sur le matériel de campagne.

Mission financière

1. La COP rédige les appels d’offres en rapport avec la décision politique : Les questions combien de circos ? lesquelles ? déterminent l’aspect quantitatif. La chaine décisionnelle est : CN > BN > COP La chaîne communicationnelle est COP > BN > CN > candidats
2. La COP étudie les devis et sélectionne les fournisseurs,
3. La COP procède, s’il y a lieu à la révision contractuelle des devis : en fonction des délais de paiement, pénalités quanti et quali, pénalités de retard… et assurances des biens imprimés (stockage, transit)
4. La COP procure son assistance au SN lors de la signature des contrats finalisés.
5. La COP ordonnance les paiements avec les Trésoriers. Les trésoriers contractent une obligation d’information de la COP concernant les paiements les concernant durant la durée de la campagne.

Mission productive

1. La COP assure le suivi effectif de la fabrication La COP contrôle la qualité - selon la chaîne traditionnelle : BAT > BAR > BAF. BAT : bon à tirer > BAR : bon à rouler > BAF : bon à façonner, le cas échéant
2. La COP s’occupe du respect des délais par les imprimeurs notamment elle suit des plannings prévisionnels de production Et de livraison
3. Suivi géographique de la distribution diffusion cf. VI.c
4. Rapport périodique sur l’avancement des travaux ML spécialisée à l’attention CN BN Candidats

Mission d'évaluation géographique

1. Cartographie électorale fine Des présences et des « abandons volontaire » selon la densité de population pour les écarts.Elle établit à l’avance un relevé des points de livraison Elle éngage une relation avec les institutions gestionnaires de ces points de livraison (préfectures, sous traitants…)
2. Elle met en place et programme l’outil de géo-localisation des livreurs
3. Elle effectue le suivi opérationnel de la distribution-diffusion
4. ATTENTION Sur la dernière semaine mise en place d’une cellule téléphonique de veille qui emporte astreinte temporelle et spatiale.

Création (assistance à la maîtise d’ouvrage)

Suivre l’avancement et le « rendu » des élemenis de design

durée : sans objet.

Obtenir la validation politique

durée : 10 jours francs

Obtenir la validation administrative

durée : 3 jours ouvrés

Préparation à l’impression (pre-press)

durée : 2 jours ouvrés

Fabrication (assistance à l’exécution)

Papier

Achat séparé ou groupé à prévoir et négocier en fonction du tonnage [500 000 feuilles 92 x 108 (hypothèse) > 500 000 m2 ] [ 35,8 > ±36 T > 770€ cours au 3/2/3013 > 27 720 € ± 28 K€ ]

Impression

1. Calage (selon parc de machines ? format, vitesse, gâche)  ? après visite du founrniseur.
2. Roulage Par rapport à l’exemple cité en référence : 64 heures de roulage, soit une semaine en deux 8 à 8 000 pour 22 M exs.  ? (convention collective ? presse ou labeur > détermine les possibilités de rattrapage des plannings
3. Lavage (coût final) (nombre de groupes en fonction du nombre de machines) durée : 8 jours ouvrables

Finition

1. Coupe (massicotage des amalgames pour les bulletins de vote) Capacité de programmation des finitions en temps caché en fonction de la capacité d’impression
2. Colisage - conditionnement par UC et par « circo » selon réquisitions administratives
3. Définition du « packing » et des plans de chargement des véhicules durée : 5 jours ouvrables

Logistique (suivi opérationnel)

Transport primaire (distribution)

(du lieu(x) central(-aux) de production au points de diffusion : les imprimeurs des circos concernée Par exemple 7 points > 5,2 T durée : 3 jours ouvrables

Transport secondaire (diffusion)

De la capitale de la circo concernées au bureau de vote option A aux préfectures des circo ? option B aux fournisseurs de l’administration ?

1. personnels : 7 chauffeurs-livreurs > CDD (ou mission intérim) 15 jours, voir durée
2. véhicules : location de 7 véhicules utilitaires légers PTAC < 3.5 T
3. carburants : à déterminer selon option A ou B et en fonction du kilométrage prévisionnel
4. Système de positionnement GPS couplé à la cartographie électorale (organisation et suivi des tournées) durée : 15 jours ouvrés

Les moyens de la Cellule Opérationnelle de Pilotage (COP)

Pour réaliser une telle opération dans des conditions satisfaisante de réussite prévisible : Le PP doit donner les moyens à la COP d’assumer ses missions, outre l’acceptation de la définition périmétrique initiale. L’option organique assortie des moyens suivant apparaissent comme le préalable nécessaire au succès technique substrat sans lequel aucun succès électoral n’est possible.

Les membres assureront une fonction déterminante de management des ressources humaines temporaires. Cela suppose une phase de recrutement tout à fait déterminante sur des critères de compétence vérifiée pour le spécialistes des arts graphiques et du transport

Moyens humains

1. Interne de la COP : 1.5 personnes temps plein + ou - les CDI Durée totale estimée : 47 jours à temps zéro.
2. La désignation d’un correspondant Pirate par région disponible le temps de la campagne

Moyens techniques

1. La mise a disposition d’un CRM léger (vtiger par exemple)
2. Un système de géo-localisation (??)
3. L’embauche de personnels intérimaires recrutés pour deux mois dans les filières spécialisées du transport et des arts graphiques
4. L’embauche, le cas échéant selon l’économie du projet de personnels de transport : chauffeurs-livreurs
5. Les défraiements nécessaires au suivi des bons à rouler dans les imprimeries