Mailman config

Note : logiciel plus utilisé, remplacé par Discourse.

À propos des alias et des listes de diffusion du Parti Pirate.

Cette page concerne la configuration de notre outil de mailing-list (ML), qui est une instance du logiciel //Mailman//.

Il y a de nombreuses options de Mailman, et certaines combinaison d'options donnent des horreurs. Une //mailing list// est une liste d'adresse de personnes; c'est donc une liste de données à caractère personnel, en plus d'être un outil de communication individuel ou en masse, et il convient d'être consciencieux dans la configuration et l'usage de cet outil.

Chaque liste a ses règles de fonctionnement qui lui sont propres et qui sont affichés sur la page de présentation de la liste et/ou communiqués à l'abonné lors de son inscription dans la liste. Pour se les faire rappeler, il faut soit faire la procédure d'inscription sur une seconde adresse mail, soit en faire la demande aux administrateurs de la liste dont l'adresse est précisée dans la page de présentation de la liste. Voir plus loin les règles de fonctionnement spécifiques édictées pour certaines listes (//discussions//...).

Nous présentons ici:

 * les règles de fonctionnement pour les administrateurs et les usagers
 * des ensembles de configuration fonctionnels recommandés
 * les règles et les configurations spécifiques à certaines listes.

• • Liste des listes**

Liste des //mailing-list//: [[1]]

Auxquelles il faut ajouter trois listes masquées:

 * adherents
 * elections
 * diffusions-speciales

Règles valables pour l'ensemble des listes

Les responsables des listes doivent veiller à l'application des ces règles.

 * le champ //description// ([cette page]) sera renseigné correctement.
 * Chaque liste a ses règles de fonctionnement qui lui sont propres et qui sont affichés sur la page de présentation de la liste et/ou communiqués à l'abonné lors de son inscription dans la liste.
 * Si la configuration est telle que la liste des membres de la ML est publique (paramètre **private_roster**), les membres de la liste doivent le savoir, et recevoir cette information lors de leur inscription.
 * Si la configuration est telle que les archives sont publiques, alors seuls les gens qui savent que les archives sont publiques sont autorisés de poster dedans.
   * Soit la liste a un nom explicite (eg <discussions-publiques (at) lists.partipirate.org>)
   * Soit la liste est configurée telle que seuls les inscrits peuvent poster dedans (étant entendu, voir plus bas, que lors de leur inscription, ils sont informés que les archives sont publiques).
 * Une liste commencée en mode privée ne doit pas être basculée en publique sans l'accord de tous ceux qui ont postés dedans (ou alors après que les archives aient été purgées)
 * Les listes réservées aux discussions doivent inclure dans leur message de bienvenue des mises en garde contre l'envoi dans la liste de données à caractère privée de sois-même ou de tiers, surtout si la ML est archivée (même en interne), surtout si les archives sont publiques.
 * Les listes font partis des outils en ligne du PP et relèvent du règlement intérieur (voir section adéquate).
 * Les listes, même ouvertes à tous, relèvent de la correspondance privée, les listes ayant leurs archive publiques relèvent aussi de la loi sur la presse. Chacun est responsable de ce qu'il poste.
 * Les listes de diffusion de masse fonctionnent sur le principe de l'opt-in actif et ne doivent pas être utilisées pour le SPAM.
 * Chaque liste a un ou plusieurs responsables identifiés qui doi(ven)t être adhérent(s) (sauf dérogation du CAP) et qui en gère(nt) le fonctionnement et la sécurité (qui est sous supervision du responsable de l'équipe technique). 
 * Sauf modification apportées par les personnes responsables de la liste, les usagers des listes de discussion sont soumis aux règles de fonctionnement détaillées ci-après (voir § //règles de fonctionnement des liste ML de discussion//).
 * Les listes de discussion dont les archives sont publiques doivent le mentionner dans le champ //description// et dans le message d'accueil (déjà évoqué ci-dessus).

Configurations

Nous avons défini des ensembles de configuration qui permettent de configurer correctement une ML en fonction de la fonctionnalité désirée. Nous donnons la liste des paramètres à changer par rapport à la configuration par défaut.

Il y a principalement 2 sortes de listes Mailman. Les listes de l'extérieur vers le PP (appelés auparavant //alias// : contact, CAP...) et les listes du PP vers l'extérieur (listes de diffusion pour envoi en masse : la générale, les journalistes...).

Si vous êtes en charge d'une liste et que vous souhaitez vous écarter de la configuration proposée, il faut le préciser et expliquer pourquoi, afin de faciliter le travail de vos collaborateurs et des personnes qui reprendront éventuellement votre travail. Vous devrez donc créer une section dans le chapitre //Configurations particulières// ci-dessous.

Pour les configurations directes dans les fichiers mailman, Crante et cmal ont réussi à obtenir des résultats.

Extérieur vers le PP : configuration

Pour les listes de type //boîte aux lettre//, //équipe//, //alias//...

Point important : cette configuration permet à n'importe qui de connaître la liste des membres (paramètre **private_roster**). Comme ça les gens savent à qui ils écrivent s'ils sont curieux. Il ne faut pas mettre d'adresse E-mail confidentielle ou privée, et ceux qui s'inscrivent doivent être mis au courant.

Paramètres à modifier

 * Options Générales
   * real_name=...
   * owner=...
   * moderator=blanc
   * description=...
   * info=...
   * subject_prefix=...
   * welcome_msg=... (rappeler les règles élémentaires et le fait éventuellement que la liste des membres est publique)
   * send_welcome_msg= oui
   * admin_notify_mchanges=oui (//non// pour les listes régionales ou de section)
   * max_message_size=3200
 * Gestion des abonnements
   * Liste des abonnements->vérifier  
 * Options de confidentialité...
   * Règles d'abonnement
     * advertised= oui  (certains préfèrent NON)
     * subscribe_policy=Confirmer et approuver (//Confirmer// seul pour les listes régionales ou de section)
     * unsubscribe_policy=non (oui est préférable dans certains cas d'équipes sensibles)
     * private_roster=n'importe qui (//Uniquement l'administrateur// pour les listes régionales ou de section)
     * obscure_addresses=oui
   * Filtres expéditeur
     * default_member_moderation=non
     * generic_nonmember_action=Accepter (certaines listes de région préfères //En attente//)
   * Filtres destinataires
     * require_explicit_destination=non
     * max_num_recipients=... (mettre une valeur, e.g. 4, pour limiter les abus de crosspost)
 * Options d'Archivage
   * archive=yes
   * archive_private=privé
   * archive_volume_frequency=mensuel

Exemple de message de bienvenue

Pour une équipe de travail

welcome_msg Bienvenue sur la liste [Équipe Androïd].

Vous faites maintenant partie de l'équipe XXXXX. Avez-vous consulté notre page <http://wiki.partipirate.org/Equipe_XXX>?

Merci d'y prendre connaissance du fonctionnement de l'équipe ; ce fonctionnement est amené à être modifié pour s'adapter aux travaux de l'équipe, et vous serez éventuellement invité à le consulter. Vous devrez résilier votre abonnement à cette liste si vous n'êtes pas ou plus d'accord.

Vous pouvez poser des questions à la liste ou aux coordinateurs.

Nous rappelons également que les noms des membres de cette liste de discussion sont publics. Si vous souhaitez garder votre adresse E-mail confidentielle, retirez-vous puis contactez l'administrateur de cette liste ou le Parti Pirate.

Les messages de cette liste (y compris votre nom et adresse, les signatures des e-mails) sont archivés et disponibles en consultation ultérieure par les membres de la liste. Le numérique étant ce qu'il est, nous ne pouvons pas garantir que ces archives ne fuiteront pas un jour sur internet. Pour cette raison, ne postez pas d'information trop personnelle ou confidentielle dessus. Ne postez pas si vous ne souhaitez pas être archivé de cette manière.

Cette liste fait partie des listes du Parti Pirate et son usage est subordonné au respect de la Netiquette (<http://www.sri.ucl.ac.be/SRI/rfc1855.fr.html>), aux règles générales de ML (<http://forum.partipirate.org/wiki/technique/mailman-config#regles_valables_pour_l_ensemble_des_listes>) et au règlement intérieur du Parti.

Pour une ML de discussion locale ou de section interne

Bienvenue sur la liste [...].

Cette liste est une liste de discussion pour que les ... puissent se retrouver, échanger des problématiques communes et se coordonner au sein du parti.

Les messages de cette liste (y compris votre nom et adresse, les signatures des e-mails) sont archivés et disponibles en consultation ultérieure par les membres de la liste. Le numérique étant ce qu'il est, nous ne pouvons pas garantir que ces archives ne fuiteront pas un jour sur internet. Pour cette raison, ne postez pas d'information trop personnelle ou confidentielle dessus. Ne postez pas si vous ne souhaitez pas être archivé de cette manière.

Cette liste fait partie des listes de discussion du Parti Pirate et son usage est subordonné au respect des règles d'usage (<http://forum.partipirate.org/wiki/technique/mailman-config#regles_de_fonctionnement_des_liste_ml_de_discussion>) et au règlement intérieur du Parti.

Exemple de message de départ

Vous venez de quitter la liste XXX et de leurs équipes. Nous sommes désolé de votre départ et espérons vous retrouver sur nos autres canaux de communication.

Le PP vers l'extérieur : configuration

ML d'annonces ou d'envoi en masse.

Paramètres à modifier

• Options Générales
• real_name=...
• owner=...
• moderator=...
• description=...
• info=...
• subject_prefix=...
• anonymous_list=oui
• first_strip_reply_to=oui
• reply_goes_to_list=Adresse explicite
• reply_to_address=contact@partipirate.org (ou autre - ne pas mettre une ML public, celui qui fait //répondre// pense répondre aux expéditeurs... n'envoyez pas son mail dans les internets). Le nom de l'expéditeur sera pris dans le champ "description".
• welcome_msg=...
• send_welcome_msg=yes
• goodbye_msg=...
• send_goodbye_msg=yes
• admin_immed_notify=yes
• respond_to_post_requests=yes
• admin_notify_mchanges=non
• include_list_post_header=non
• max_message_size=2000
• Gestion des abonnements
• Liste des abonnements
• Cocher "mod" (= utilisateur modéré) pour tout le monde (y compris les modérateurs)
• Options de confidentialité
• Règles d'abonnement
• advertised= oui
• subscribe_policy=confirmer
• unsubscribe_policy=non
• private_roster=Uniquement l'administrateur
• obscure_addresses=oui
• Filtres expéditeur
• default_member_moderation=oui
• member_moderation_action=en attente
• member_moderation_notice=...
• generic_nonmember_action=rejeter
• nonmember_rejection_notice=...
• forward_auto_discards=non
• Répondeur automatique
• autorespond_postings=oui
• autoresponse_postings_text=bla bla (Cf exemple ci-dessous
• Options d'Archivage
• archive=yes
• archive_private=public
• archive_volume_frequency=mensuel

Exemple de message de rejet

Bonjour Vous avez envoyé un E-mail vers la liste XXX (at) lists.partipirate.org.

Cette liste est réservée aux XXX émises par XXX.

Si vous souhaitez répondre à un message reçu sur cette liste, vous devez nous contacter sur contacts@lists.partipirate.org.

Si vous avez été mandaté par un de ces conseils pour poster un message, veillez prendre contact avec le Conseil Administratif et Politique (conseil-administration (at) lists.partipirate.org) pour que votre message soit diffusée. (cause du rejet : XXX)

Merci de votre compréhension - les administrateurs

Exemple de autoresponse_postings_text

Bonjour. Vous avez envoyé un E-mail vers la liste XXX@lists.partipirate.org.

Cette liste est réservée à .... Seules les personnes désignées par XXX peuvent poster dans cette liste.

Si vous souhaitez répondre à un message reçu sur cette liste, vous devez nous contacter sur XXX.

Votre message va maintenant être reçu par les modérateurs qui le feront passer s'il a été mandaté par XXX.

Si votre message est refusé par erreur, veillez prendre contact avec XXX. (message d'alerte : autoresponse_postings_text)

Merci de votre compréhension - les administrateurs

Exemple de message de départ

Vous venez de quitter la liste XXX. Nous sommes désolé de votre départ et espérons vous retrouver sur nos autres canaux de communication.

Pourriez-vous nous indiquer les raisons qui vous ont poussée à nous "quitter"?

Si, comme je le suppose, vous ne souhaitez pas recevoir autant de mails, sachez que nous avons d'autres listes qui vous conviendront peut-être plus pour suivre l'actualité du Parti Pirate.

Voici un exemple de listes de diffusion (où il n'y a donc pas d'échange entre les inscrits) qui vous conviendront peut-être plus:

• les annonces générales, à destination des adhérents et sympathisants

(1 à 2 mail par mois) : <http://lists.partipirate.org/cgi-bin/mailman/listinfo/annonces-generales>

• la newsletter des candidats (et leurs équipes), pour les informations sur les élections (1 à 2 mail par semaine jusqu'aux législatives): <http://lists.partipirate.org/mailman/listinfo/candidats>

• la liste de diffusion de nos communiqués, à destination de la presse (1 à 2 mail par semaine): <http://lists.partipirate.org/mailman/listinfo/communiques-presse>

• la liste de diffusion des compte-rendus de réunion des conseils, à destination des adhérents qui souhaitent des informations détaillées sur la vie du Parti Pirate (1 à 2 mails par semaine): <http://lists.partipirate.org/mailman/listinfo/cr-conseils>.

J'espère que vous y trouverez votre compte. Par ailleurs, n'hésitez pas à nous faire un retour d'expérience, notamment si vous avez des critiques à émettre, pour que nous puissions nous améliorer.

Configurations particulières

Cette sections est destinées à indiquer les configurations particulières apportées à certaines listes ayant des besoins spécifiques. Indiquez les modification apportées par rapport aux options proposées et surtout les raisons des choix adoptés.

Créez une section dans le chapitre ci-dessous au besoin.

ML de validation

Les listes *-validation sont de fonctionnement purement interne. Il ets inutile de les mettre en //advertise//.

La taille max des messages pour la ML graphistes-validation est étendue à 6400kB.

ML discussions

Les ML discussions sont basée sur la version "extérieur vers le PP" avec des différences:

• owner=...
• moderator=...
• admin_notify_mchanges=non
• welcome_msg=... (Cf ci-dessous)
• max_message_size=40
• advertised= oui
• subscribe_policy = confirmer
• unsubscribe_policy=non
• private_roster=Uniquement l'administrateur
• generic_nonmember_action = rejeter
• nonmember_rejection_notice=...
• require_explicit_destination = oui (le crossposting est prohibé)
• max_num_recipients=5
• archive=yes
• archive_private=public ou privé (attention, si public : les usagers doivent être prévenus dans le message d'a

nonce et generic_nonmember_action doit être à "rejeter")

• archive_volume_frequency=mensuel

ML adhérents et diffusions-spéciales

Les ML //adhérent// et //diffusions-spéciales // sont basées sur la version "PP vers l'extérieur" avec des différences :

• advertised= non
• reply_to_address=conseil-administration@partipirate.org
• send_welcome_msg= non
• send_goodbye_msg= non
• subscribe_policy=confirmer et approuver
• unsubscribe policy= oui
• archive = oui //pour adherents et// non pour //diffusions-speciales (en effet, diffusions-speciales peut recevoir des groupes différents d'une fois sur l'autre, et donc les messages envoyés tel jour n'est pas pour ceux qui y seront inscrit lors du prochain envoi).//
• archive_private= privé
• member_moderation_action = en attente //pour diffusions-speciales et// rejeter pour //adherents//.
• nonmember_rejection_notice = ... //pour diffusions-speciales//
• hold_these_nonmembers = les emails de ceux des conseils qui y postent avec une adresse différente de celle enregistrée dans le fichier d'adhérents

Pour rajouter un ou plusieurs adhérents, bien préciser:

• Abonnements en nombre
• Abonner ces utilisateurs maintenant ou les inviter ? abonner
• Envoyer un message de bienvenue aux nouveaux abonnés ? non
• Envoyer un avis de nouvel abonnement au propriétaire de la liste ? non si en masse, oui si individuel

ML candidats

Suit la même configuration que les listes PP vers l'extérieurs, avec ces différences:

• admin_notify_mchanges=non (on veut savoir lorsque la liste prend ou perd des membres)
• generic_nonmember_action=en attente (éventuellement, la personne qui poste peut être un membre du PP mandaté pour ça, qui n'est pas lui-même candidat)
• Options d'Archivage/archive_private = privé (parce-que ça concerne nos stratégie aux élections et que donc ça doit rester interne)

L'inscription y est ouverte à tout le monde, mais seul les personnes mandatées par le PP peuvent y poster. Ce n'est pas une liste de discussion entre candidats, c'est un système d'annonce pour que le PP communique avec les candidats.

Donc il faut dire aux aspirants candidats de s'y inscrire (ainsi que les mandataires, suppléants, dir. de campagne, etc), et après c'est ce canal principalement qui sera utilisé pour les informer.

Il y a beaucoup de personnes dedans, donc c'est à prendre au sérieux, et surtout ne rien poster dedans qui ferait fuir les gens (trolls, pugilats, insultes interdits, modération forte à priori).

De février à juin 2012: cette liste est animée par l'équipe d'accueil avec la newletter candidats (<https://redmine.partipirate.org/issues/127>).

ML Relais-infos

Suit la même configuration que les listes extérieurs vers le PP, avec ces différences:

• max_message_size=32kB (si c'est pour les réseaux sociaux, pas besoin de gros envois)
• subscribe_policy=Confirmer (n'importe qui peut s'y inscrire)
• max_num_recipients=Crosspost interdit (pour limiter les discussions)

ML élection

A été augmenté pour pouvoir y envoyer des scans de charte: 8000kO.

Fonctionnement

Voir d'abord: les [de conduites sur les ML].

Règles de fonctionnement des liste ML de discussion

Applicables pour les usagers, valables pour la liste de diffusion générale, les listes régionales et les autres listes de discussion (sauf modifications apportées par les personnes en charge des listes). Pour les autres listes, voir en début de document.

Les listes de discussion par E-mail (/mailing-list/) sont réservées aux débats sur les thèmes du Parti Pirate.

Les archives de cette liste sont publiques ou privées selon la configuration de la liste. Les messages que vous y postez sont donc susceptibles d'être publiés, y compris votre E-mail, nom si déclaré, signature, etc. Veillez à configurer correctement votre client de messagerie pour préserver votre vie privée.

Vous pouvez à tout moment être retiré de cette liste en suivant le lien en bas de chaque message.

Nous vous rappelons qu'en tant qu'usager de cette liste, vous êtes tenus de respecter la Netiquette (<http://www.sri.ucl.ac.be/SRI/rfc1855.fr.html>) et les autres règles de savoir vivre :

• ne pas poster d'informations personnelles de tiers sans leur autorisation
• pas d'invectives, de grossièretés et autres formes de manque de respect
• pas de //crossposting// (envoyer à la liste et à d'autres personnes en même temps) car les non-abonnés ne pourront pas répondre
• pas de spam
• éviter les abus de hors sujet

Gestion des ML gérées par les sections locales ou internes

Les sections locales ou internes peuvent disposer d'une ou plusieurs listes de discussion, qu'elles doivent alors gérer elles-mêmes.

L'adresse de la liste principale est ‹nom_de_section@lists.partipirate.org› (le nom de section pouvant être éventuellement raccourci).

À cette liste principale peuvent s'adjoindre une ou plusieurs listes secondaires destinées à des usages précis, sur le modèle ‹nom_de_section-usage@lists.partipirate.org›.

Par exemple: pour une liste principale ‹navarre@lists.partipirate.org›, on peut imaginer une liste secondaire ‹navarre-elections@lists.partipirate.org›.

La demande sera traitée directement par la personne en charge des listes de discussion.

Les règles globales de gestion (notamment éthiques et légales) s'appliquent également sur l'ensemble de ces listes. Voir [mailman-config#regles_valables_pour_l_ensemble_des_listes|cette page].

Rappel: la coordination des sections locales relève du Conseil National.

Source: [1]

Gérer l'excès de messages

Il y a beaucoup d'activité sur les ML du parti, que ce soit les discussions, les demandes ou les échanges d'information entre membres ou groupes.

Voici quelques recommandations:

• Créez une adresse e-mail spéciale pour vos activités de pirate, afin qu'elles ne cannibalisent pas votre vie sociale que vous conserverez sur votre adresse personnelle.
• Nous ne sommes pas en mesure de fournir à tout le monde des adresse en partipirate.org. Lorsque ce problème sera résolu, nous en distribuerons plus, mais ce n'est pas possible pour le moment.
• Lorsque des groupes travaillent ensemble, essayez de créer des ponts entre les groupes, en désignant des coordinateurs ou des représentants. Si par exemple les sections Kerguelen et Crozet veulent faire un projet ensemble, ou même se poser une question l'une à l'autre, il ne faut pas envoyer à l'ensemble de la section To Crozet@pp.o CC Kerguelen@pp.o, et voir une réponse envoyée en retour à toute la section. Il faut passer par les coordinateurs de section, puis monter un groupe de travail où les mails seront échangés entre eux sans arroser tous ceux qui ne sont pas intéressés par le sujet. Ceci est valable aussi pour les conseils: les conseillers sont invités à écrire au délégué plutôt qu'à l'ensemble du conseil.
• L'outil redmine est tout à fait adapté pour agréger des groupes de travail autour de tickets, et pour suivre un sujet dans un thread sans se reposer sur les threads de la messagerie (Réf. [3]).
• Les listes de discussions sont fondées à avoir beaucoup de trafic. Faites des règles qui orientent ces messages dans un répertoire spécial que vous lisez à votre rythme, on configurez votre compte mailman an mode //digest//.

Rôle d'administrateur et de modérateur

L'administrateur a la main sur la totalité des options et la liste des membres de la liste. Il a aussi accès à toutes les tâches de modération.

Le modérateur a accès à l'interface de modération, qui lui permet de débloquer les messages mis en modération, et de lever la modération sur les nouveaux inscrits lorsque la liste est configurée en "modération par défaut pour les nouveaux".

Sauf pour les listes qui sont modérés à priori (nous ne connaissons pas de liste de discussion modérés à priori au Parti Pirate à l'heure où nous écrivons ces lignes - avril 2012), la charge d'administrateur et de modérateur ne représente pas une grosse charge de travail. C'est surtout de la responsabilité plus que du travail. Les tâches à accomplir, ce sera lorsque quelqu'un envoie un message non conforme aux critères d'entrée (trop gros, envoyé en BCC, trop de crosspost), l'administrateur (et les modo s'il y en a) recevront un mail indiquent le message bloqué, et ils devront décider de le faire passer ou de le rejeter.

Références

• [1] Résolution du CAP n°2012-01-17/1.5
• [2] Résolution CAP n°2012-04-03/0.3
• [3] Résolution du CAP n°2012-02-28/1.1