Assemblée Générale de Section Locale

Préalable

Cette page wiki sert de guide pour réaliser une assemblée des membre d'une section locale. Dans une moindre mesure elle peut servir de trame aux assemblées de section interne (en adaptant certains passages).

Les précisions et ajouts sur cette page sont les bienvenues.

Convocation Assemblée

Pour convoquer l'assemblée, il faut se référer au Règlement Intérieur de la Section. A défaut, il faut répondre aux questions suivantes :

• Quel est le délai minimum entre l'annonce de la convocation et la date de la tenue de l'assemblée ? (en général, on définit une 15aine de jours)
• Jusqu'à quelle date l'ordre du jour peut-il être modifié ? Il est conseillé :
  • De définir au moins 7 jours pour fixer les textes définitifs des amendements (cela permet le vote par correspondance et évite les modifications de dernière minute, souvent mal rédigés) ;
  • De ne pas fixer de date limite pour les candidats aux responsabilités (laissez les gens voter pour qui ils veulent dans le vote par correspondance) : cela évites le manque de candidats qui souvent se manifestent le jour même de l'assemblée ;
  • Plus la Section devient importante en nombre d'adhérent, plus vous devez être stricts sur ces limitations.
• Comment doivent être convoquées les membres ?
  • Généralement c'est par mail, sur la base du fichier des membres de la Section ;
  • Vous êtes en droit de fixer d'autres conditions de convocation ;
  • Si la Section se créer, vous pouvez demander au Secrétariat National de convoquer tous les membres résidents dans la Section (fournissez lui le mail de convocation) ;
• Comment voter par correspondance ? Comment faire des procurations ?
  • C'est la Codec qui est en charge du contrôle des élections. Plus de précisions doivent être apportée par cette dernière quant aux modalités. En attendant, vous devez fournir un formulaire de vote (PDF) et assurer (1) que les votes à bulletins secrets ne peuvent pas être découvert (2) que vous prenez des précautions suffisante pour éviter la fraude (3) que le vote est libre de toute contrainte et les membres bien informés.
• Tous les documents de convocations doivent être envoyés sur un ton formel et neutre. Vous ne devez pas influer l'avis des membres en insérant des commentaires orientés au sein de la convocation.

Enfin, concernant le lieu, vous êtes invités à vous référer au guide ad-hoc.

Conseils du Secrétariat National

• Dissuadez-vous d'insérer dans vos règlements intérieurs des conditions inatteignables. A fortiori si votre section existe tout juste, prévoyez suffisament de souplesse pour ne pas perdre votre temps en réunions formelles. Contre-balancez ce contrôle amoindrit en limitant les actions possibles et en fixant une prochaine assemblée à périodicité plus courte.
• Votre règlement intérieur pourra être invalidé si les instances nationales estiment que cela pose une difficulté : n'hésitez pas à communiquer avec le Secrétariat National pour faire relire vos documents. En cas de doute sérieux, soumettez vos questions au Bureau National ou demandez des dérogations à la Coordination Nationale.
• Si vous ne trouvez personne pour occuper un poste clef (Responsables des membres, Trésoriers, ...), insistez auprès des membres présents de l'assemblée : en cumulant les responsabilités, vous faites peser un risque sérieux. Il est plus facile de se partager une charge importante que de surcharger un responsable motivé et le pousser au burnout (auquel cas vous pénaliserez durablement la section car il risque de poser des difficultés dans la transmission et la formation d'une suppléance).
• Accordez de la souplesse pour réécrire ou interprété les règlements votés en assemblée : fautes d'orthographe, mal dit, contradiction... Prévoyez une sortie honnorable en permettant de modifier provisoirement une partie problématique sans reconvoquer une assemblée.
• Evitez les règles de quorum, préférez durcir les règles de convocations d'assemblée et de consultation.

Documents types

Ci-dessous, un document type pour formaliser l'élection de la coordination de la Section :

PV définitif d'annonce de changement dans l'équipe des responsables de section

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DEBUT

(modifier le genre et le nombre selon votre situation)

Suite à la réunion XXXXX (date, lieu, heure de convocation)

Il y eu des changements dans l'équipe de responsables de la section régionale XYZ

L'équipe était constituée de (lister les mandats et les noms et les autres détails pertinents):

• ...

Cette équipe/untel était en fin de mandat ou démissionnaire ou n'est plus coordinatrice pour les raisons suivantes... Leur mandat s'est achevé le...

(cas d'un mode de désignation non électif) Une nouvelle équipe a été désignée de la manière suivante: ........ (détails du mode de désignation)

(cas d'un mode de désignation par élection)

Une nouvelle équipe a été élue à l'occasion de cette réunion.

(ci-dessous, effacer les clauses non satisfaites, qui devront apparaître dans le pargraphe suivant "éléments n'ont pas pu être réalisé")

L'élection a fait l'objet d'un appel à candidature public, d'une convocation des membres de la section par ... (préciser: mailing liste, annonce sur le blog...). L'identité, la qualité d'adhérent et de membre de la section des candidats et des votants a été vérifiée L'élection s'est tenue à bulletin secret.

Le quorum était .... (donner le détail du calcul) et il était réuni.

Il y avait XXX adhérent votant dont XXX présnts et XXX représentés (XX procurations, XX par correspondance).

Le mode de scrutin était (par liste, méthode de shulze, uninominal par tour...).

Le règlement intérieur de la section locale prévoit des dispositifs particuliers qui ont été respectés, à savoir: .....................

Les candidat étaient ... Pour leur campagne, en plus des moyens habituels du PP (forum, ML, IRL...), la section leur a permi de/à mis à leur disposition/ ... (s'ils ont eu droit à de la propagande via les annonces de la sections, etc etc.)

Ont été élus: ...... (donner le détail des voix)

Le scrutin était supervisé par XXX (donner les identité des assesseurs) qui conservent les éléments à disposition des adhérents pour contrôle.

Cependant, un certain nombre d'éléments n'ont pas pu être réalisé: L'élection n'a pas fait l'objet d'un appel à candidature public Il n'y avait pas eu de convocation des membres de la section. Le quorum était : .... mais il n'a pas été réuni. L'identité ou la qualité d'adhérent ou de membre de la section des votants n'a pas été vérifiée L'élection ne s'est pas tenue à bulletin secret mais (à) main levée, par mail public, par mail privé, par LQFB... ). Il n'y a pas eu de décompte précis des votants Il n'y a pas eu de décompte précis des voix Il n'y avait pas d'assesseur indépendant (= non sortant ni candidat) Aucun moyen de propagande particulier a été mis à disposition des candidats pour leur campagne

Le règlement intérieur de la section locale prévoit des dispositifs particuliers qui n'ont pas été respectés, à savoir: ........................

Cette élection doit faire l'objet d'un contrôle formel de la part de la codec et les nouveaux élus vont transmettre un compte-rendu détaillé à cette instance. Tout adhérent ou observateur peut transmettre à la codec tous les éléments pertinents en vue de l'exercice de ce contrôle.

En cas de contestation, les recours sont à adresser en premier lieu à....

À l'issue de cette élection, dont les résultats sont définitifs (sous réserve d'un recours), la nouvelle équipe est

Donner les équipe consolidées des mandats modifiés et rappeler les titulaires des mandats non modifiés - coordinatrices, trésorières, chargées d'adhésion, et autres mandats: Nom, prénom, ville, pseudo, e-mail, lien vers la fiche dans l'annuaire du PP.

Leur mandat commence le... pour une durée de... (jusqu'à ce que...). Ils se sont engagés respecter les statuts, le règlement intérieur du Parti Pirate, de la section et à signer la clause de confidentialité.

Ce PV fera l'objet d'une publicité dans le forum et aussi aux endroits suivants: wiki, blog de région, ML de la région... (donner la liste)

Pour les coordinatrices:

En vertu de l'article 14 des statuts, ces coordinatrices observent les actions de la section et sert de relais entre la section et les instances nationales. Elles seront présentes aux réunions de la Coordination Nationale lorsque leur présence est requise par le secrétaire, (sous peine de révocation). En priorité à toute autre responsabilité au sein de sa section, elles se consacrent à l'établissement et au maintien d'un dialogue constructif entre leur section, les instances nationales et les autres sections.

Elles se sont engagées à signer la charte des conseils.

Procès verbal signé par XXX...

Le PV doit être posté de préférence sur le wiki, dans la catégorie de votre Section, sur le sous-forum dédié (créer un sous-forum pour ça) et/ou sur le blog de la Section Interne.

FIN

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PV version courte

Une fois le PV publié, il faut en avertir les secrétaires. A la fois les Secrétaires de la Coordination Nationale et les Secrétaires Nationaux. Il sera éventuellement demandée confirmation auprès de la coordination sortante.

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DEBUT

Suite à la réunion XXXXX (date, lieu, heure de convocation), il y eu des changements dans l'équipe de responsables de la section régionale XYZ La nouvelle équipe a été élue/désignée.

Si c'est une élection: L'élection a eu lieu ... (date, lieu et mode de scrutin)

La nouvelle équipe est

Donner les équipe consolidées de coordinatrices, trésorières, chargées d'adhésion, et autres mandats: Nom, prénom, ville, pseudo, e-mail, lien vers la fiche dans l'annuaire du PP.

Leur mandat commence le... pour une durée de... (jusqu'à ce que...).

Cette élection doit faire l'objet d'un contrôle formel de la part de la codec et les nouveaux élus vont transmettre un compte-rendu détaillé à cette instance. Tout adhérent ou observateur peut transmettre à la codec tous les éléments pertinant en vue de l'exercice de ce contrôle.

FIN

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