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Différences entre les versions de « Secrétariat de la Coordination Nationale »
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C'est vous que les pirates vont contacter lorsqu'ils ont une question à poser. Là plusieurs cas de figure, soit c'est une simple question dont vous avez la réponse, là vous pouvez y allez pas besoin de validation. | C'est vous que les pirates vont contacter lorsqu'ils ont une question à poser. Là plusieurs cas de figure, soit c'est une simple question dont vous avez la réponse, là vous pouvez y allez pas besoin de validation. | ||
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Dans ce cas, l'un d'entre vous doit envoyer un mail à coordinateurs-sections@lists.partipirate.org pour expliquer qu'elle est la situation. La CN pourra debattre puis voter. A vous de définir en fonction de l'urgence et du quorum le temps de débat et de vote sur la question. Quand vous le décidez, vous bloquez le vote, informez le demandeur de la réponse et surtout, vous notez cette décision avec les resultats complet dans le pad "en cours" : | Dans ce cas, l'un d'entre vous doit envoyer un mail à coordinateurs-sections@lists.partipirate.org pour expliquer qu'elle est la situation. La CN pourra debattre puis voter. A vous de définir en fonction de l'urgence et du quorum le temps de débat et de vote sur la question. Quand vous le décidez, vous bloquez le vote, informez le demandeur de la réponse et surtout, vous notez cette décision avec les resultats complet dans le pad "en cours" : https://coco.piratenpad.de/enCours . | ||
Ainsi, vous pourrez ajouter la liste des decisions prises hors réu dans l'ODJ de la prochaine réunion pour informer tous les adhérents. | Ainsi, vous pourrez ajouter la liste des decisions prises hors réu dans l'ODJ de la prochaine réunion pour informer tous les adhérents. | ||
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La question est plus complexe? Ok, dans ce cas envoyez un mail à la | La question est plus complexe? Ok, dans ce cas envoyez un mail à la ML coordinateurs aussi pour les informer que bientôt ils auront cette question à traiter en réunion et qu'il faut qu'ils se penchent dessus. De votre côté, vous rajoutez ça sur une liste de points à traiter pour les prochaines réunion dans le pad "en cours" : https://coco.piratenpad.de/enCours. | ||
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Pour la CN : La CN à pour objectif de se rencontrer dans l’idéal toutes les 2 semaines à jour fixe (un lundi sur 2 par exemple). | Pour la CN : La CN à pour objectif de se rencontrer dans l’idéal toutes les 2 semaines à jour fixe (un lundi sur 2 par exemple). | ||
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Sélectionner les points à traiter qui vous paraissent les plus urgents et/ou importants et les reporter dans l'ODJ. | |||
* Preparer le minutage des réunions | * Preparer le minutage des réunions. C'est simple, les réunions commencent à 20h00, vous essayez de déterminer combien de temps va durer chaque point. Comme ça on sais des le début, quand on doit commencer un point, si on a du retard a tout moment et quand est censé finir la réunion. L'avantage c'est aussi que ca vous permet d'estimer la durée de la réunion et donc de ne pas mettre trop ou pas assez de points a traiter. Pareil, au début, n’hésitez pas à demander. | ||
* Balancer l'ODJ au public. La vous pouvez en passant par le forum par exemple, communiquer l'ODJ aux | * Balancer l'ODJ au public. La vous pouvez en passant par le forum par exemple, communiquer l'ODJ aux adhérents. | ||
* Lancer les invitations. En plus des habituels membres de la CN, vous aurez régulièrement besoin d'inviter ponctuellement certaines équipes/personnes. Si on parle du bannissement de machin, invitez machin, si on parle de l'achat d'un serveur, invitez l'ektek à nous amener qqun. Pensez au bureau aussi. Si on parle d'une potentielle dépense par exemple, on aura besoin d'un trésorier. | * Lancer les invitations. En plus des habituels membres de la CN, vous aurez régulièrement besoin d'inviter ponctuellement certaines équipes/personnes. Si on parle du bannissement de machin, invitez machin, si on parle de l'achat d'un serveur, invitez l'ektek à nous amener qqun. Pensez au bureau aussi. Si on parle d'une potentielle dépense par exemple, on aura besoin d'un trésorier. | ||
Il ne faut pas laisser les gens ajouter comme ils veulent des points à l'ordre du jour n'importer comment. C'est vous les masters of the ODJ, ils vous demandent et vous êtes seuls juges de l'emploi du temps de la réunion! Si vous voyez qqun faire ça et que l'ODJ est bien chargé, vous reportez le point dans le pad "en cours" et vous traiterez dans le futur! | |||
=== Pendant la réunion === | === Pendant la réunion === | ||
On nomme un animateur parmis les présents (n'importe qui). Et l'un de vous 2 prends les notes au fur et à mesure. | |||
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Le grand final : | Le grand final : | ||
La réunion est terminée, comme on a un minutage au poil, il n'est pas 2h du matin, il faut donc publier le CR à la volée. | La réunion est terminée, comme on a un minutage au poil, il n'est pas 2h du matin, il faut donc publier le CR à la volée. | ||
* Vous publiez le CR dans le | * Vous publiez le CR dans le WIKI. | ||
* Dans le forum, ici : http://forum.partipirate.org/communiques-coordination-nationale/ dans un post non verrouillé, vous mettez le lien vers le wiki, qui sert de post de discussion, en rappelant les règles : http://forum.partipirate.org/communiques-coordination-nationale/sujet-unique-concernant-les-t9460.html | * Dans le forum, ici : http://forum.partipirate.org/communiques-coordination-nationale/ dans un post non verrouillé, vous mettez le lien vers le wiki, qui sert de post de discussion, en rappelant les règles : http://forum.partipirate.org/communiques-coordination-nationale/sujet-unique-concernant-les-t9460.html | ||
* Vous publiez aussi le CR sur la ML CR: cr-conseils@lists.partipirate.org. | * Vous publiez aussi le CR sur la ML CR: cr-conseils@lists.partipirate.org. Il ne faut pas oublier de mettre les mentions légales. | ||
* Mettre à jour les tickets redmine en rapport avec ce qui à été traité pendant la réunion. | |||
* Dernière chose, souvent nous ne pouvons pas traiter l’intégralité d'un point pendant la réu, il faut donc absolument penser a reporter ça | * Dernière chose, souvent nous ne pouvons pas traiter l’intégralité d'un point pendant la réu, il faut donc absolument penser a reporter ça dans le pad "en cours" et/ou dans les tickets redmine associés. | ||
Exemple : | |||
Pendant la réu du 12 janvier, on doit discuter du financement des europeenes et regionales. Finalement, ca a pris plus de temps que prévu, on a parlé que des europeenes. Du coup à la fin de la réu, il faut reporter dans | Pendant la réu du 12 janvier, on doit discuter du financement des europeenes et regionales. Finalement, ca a pris plus de temps que prévu, on a parlé que des europeenes. Du coup à la fin de la réu, il faut reporter dans le pad en cours la partie financement des regionales et mettre à jour le ticket europeenes. | ||
== Todo List Création de Section == | == Todo List Création de Section == | ||
Version actuelle datée du 19 octobre 2014 à 21:35
Titulaire
- Secrétaire de la CN : Farlistener
Fiche de Mission
Mission:Secrétariat de la Coordination Nationale
Sollicitation de pirates
C'est vous que les pirates vont contacter lorsqu'ils ont une question à poser. Là plusieurs cas de figure, soit c'est une simple question dont vous avez la réponse, là vous pouvez y allez pas besoin de validation. Soit c'est un point qui demande plus de débat. Dans ce cas, en fonction de l'urgence et de la complexité de la question, ou la CN peux la traiter par mail, ou elle devra en parler en réunion. C'est en général assez simple à définir. Par exemple si qqun se pointe en disant, "apres-demain il le congres de la patate libre, j'aimerai y parler au nom du PP", le mail suffit.
Par mail
Dans ce cas, l'un d'entre vous doit envoyer un mail à coordinateurs-sections@lists.partipirate.org pour expliquer qu'elle est la situation. La CN pourra debattre puis voter. A vous de définir en fonction de l'urgence et du quorum le temps de débat et de vote sur la question. Quand vous le décidez, vous bloquez le vote, informez le demandeur de la réponse et surtout, vous notez cette décision avec les resultats complet dans le pad "en cours" : https://coco.piratenpad.de/enCours . Ainsi, vous pourrez ajouter la liste des decisions prises hors réu dans l'ODJ de la prochaine réunion pour informer tous les adhérents.
Par réunion
La question est plus complexe? Ok, dans ce cas envoyez un mail à la ML coordinateurs aussi pour les informer que bientôt ils auront cette question à traiter en réunion et qu'il faut qu'ils se penchent dessus. De votre côté, vous rajoutez ça sur une liste de points à traiter pour les prochaines réunion dans le pad "en cours" : https://coco.piratenpad.de/enCours.
Réunions de la CN
Quelle réunion lieu quand ?
Pour le bureau : La on vous laisse vous organiser comme vous voulez en fonction des besoins. Pour la CN : La CN à pour objectif de se rencontrer dans l’idéal toutes les 2 semaines à jour fixe (un lundi sur 2 par exemple). Le jour et l'heure peuvent changer en cours d'année pour que se ne soit pas toujours pour les même que se soit compliqué.
Dans tous les cas, il est nécéssaire de publier les dates retenues sur l'agenda: https://www.partipirate.org/?page=agenda
Préparation des réunions de la CN
On passe aux choses sérieuses! Voila ce qu'il y a à faire systématiquement :
- Ouvrir un pad public et y coller le template de réunion. (Reprendre le pad de la réunion précédente).
- Ouvrir le pad "en cours : https://coco.piratenpad.de/enCours.
Ajouter en début de pad, le contenu de toutes les décisions prises hors réunions. Sélectionner les points à traiter qui vous paraissent les plus urgents et/ou importants et les reporter dans l'ODJ.
- Preparer le minutage des réunions. C'est simple, les réunions commencent à 20h00, vous essayez de déterminer combien de temps va durer chaque point. Comme ça on sais des le début, quand on doit commencer un point, si on a du retard a tout moment et quand est censé finir la réunion. L'avantage c'est aussi que ca vous permet d'estimer la durée de la réunion et donc de ne pas mettre trop ou pas assez de points a traiter. Pareil, au début, n’hésitez pas à demander.
- Balancer l'ODJ au public. La vous pouvez en passant par le forum par exemple, communiquer l'ODJ aux adhérents.
- Lancer les invitations. En plus des habituels membres de la CN, vous aurez régulièrement besoin d'inviter ponctuellement certaines équipes/personnes. Si on parle du bannissement de machin, invitez machin, si on parle de l'achat d'un serveur, invitez l'ektek à nous amener qqun. Pensez au bureau aussi. Si on parle d'une potentielle dépense par exemple, on aura besoin d'un trésorier.
Il ne faut pas laisser les gens ajouter comme ils veulent des points à l'ordre du jour n'importer comment. C'est vous les masters of the ODJ, ils vous demandent et vous êtes seuls juges de l'emploi du temps de la réunion! Si vous voyez qqun faire ça et que l'ODJ est bien chargé, vous reportez le point dans le pad "en cours" et vous traiterez dans le futur!
Pendant la réunion
On nomme un animateur parmis les présents (n'importe qui). Et l'un de vous 2 prends les notes au fur et à mesure.
Edition du CR
Le grand final : La réunion est terminée, comme on a un minutage au poil, il n'est pas 2h du matin, il faut donc publier le CR à la volée.
- Vous publiez le CR dans le WIKI.
- Dans le forum, ici : http://forum.partipirate.org/communiques-coordination-nationale/ dans un post non verrouillé, vous mettez le lien vers le wiki, qui sert de post de discussion, en rappelant les règles : http://forum.partipirate.org/communiques-coordination-nationale/sujet-unique-concernant-les-t9460.html
- Vous publiez aussi le CR sur la ML CR: cr-conseils@lists.partipirate.org. Il ne faut pas oublier de mettre les mentions légales.
- Mettre à jour les tickets redmine en rapport avec ce qui à été traité pendant la réunion.
- Dernière chose, souvent nous ne pouvons pas traiter l’intégralité d'un point pendant la réu, il faut donc absolument penser a reporter ça dans le pad "en cours" et/ou dans les tickets redmine associés.
Exemple :
Pendant la réu du 12 janvier, on doit discuter du financement des europeenes et regionales. Finalement, ca a pris plus de temps que prévu, on a parlé que des europeenes. Du coup à la fin de la réu, il faut reporter dans le pad en cours la partie financement des regionales et mettre à jour le ticket europeenes.
Todo List Création de Section
- Edition du Wiki:
- Création de la Catégorie/Page de la Section
- Edition de la page http://wiki.partipirate.org/wiki/Listes_des_sections_locales
- Poster le CR de la réunion constitutive au propre dans le wiki linké dans le forum (cf http://forum.partipirate.org/post84976.html#p84976 pour la section PACA)
- Edition du RI de section finalisé en pdf
- Contact téléphonique pour transmettre les diverses obligations liées à la responsabilité de coordinateur
- Signature de la Charte des responsables: http://forum.partipirate.org/communiques/reunion-cap-2012-t6996.html
- De nous fournir les clés publiques PGP des responsables (http://wiki.partipirate.org/PGP )
- De prévoir :
- La nomination d'un caissier
- La nomination d'un chargé d'adhésion
- Votre message d'annonce aux adhérents du national
- Votre message d'accueil pour les nouveaux adhérents de la région inséré au mail de bienvenue
- Il faudra également organiser une réunion physique entre les adhérents
- Validation en séance de la Coordination Nationale
- Validation de la Codec
Todo List nouveau coordinateur
- Faire vérifier l'identité du coordinateur par le secrétariat national.
- Signature de la Charte des responsables: http://forum.partipirate.org/communiques/reunion-cap-2012-t6996.html
- MAJ du Wiki: http://wiki.partipirate.org/wiki/Listes_des_sections_locales
- Publication du CR de réunion
- MAJ de la catégorie/page de section avec les nouveaux responsables
- MAJ du Site (rediriger https://www.partipirate.org/spip.php?article247 vers le wiki, 1 fois)
- MAJ la ML
- MAJ le projet Redmine