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Si on veut organiser un événement, comme le duplex Paris-Reykjavic du 30/10, il est bon de réfléchir avant à tout ce qui doit être fait. Voici une liste de questions à se poser pour que tout se déroule au mieux.
Avant :
Quoi ?
- Quel est l’événement ?
Quand ?
- Quand précisément a lieu l’événement ?
- Jusqu'à quand ?
Où ?
- Où a lieu l’événement ?
- Est-ce un lieu public, semi-public, privé ?
- L'entrée est-elle libre ?
- Y aura-t-il des consommations à prévoir ? Qui les paye ?
Comment ?
- Échange avec le public ?
- Table-ronde avec des intervenants ?
- Discours à sens unique ?
- Manifestation ?
- Autre ?
- Faut-il prévoir un financement particulier ?
- Faut-il prévoir un crowdfunding ?
- Faut-il prévoir des invitations au public, à la presse, à des assos, au gouvernement ?
Pourquoi ?
- Quel est le but de l’événement ?
- Quel est le contexte ?
Qui ?
- Qui organise l’événement ?
- Qui est le référent, le SPOC pour cet événement ?
- Qui vient de l’extérieur pour participer ?
Pendant :
Quoi ?
- Quelles sont les actions prévues ?
- Y a-t-il un livetweet ?
- Y a-t-il un flux vidéo ? Y a-t-il un flux audio ?
- Y a-t-il des enregistrements vidéo et/ou audio pour rediffusion postérieure ?
- Y a-t-il des prises de paroles à gérer ? Ou des échanges venant du public ?
Comment ?
- Y a-t-il du matériel sur place ?
- Doit-on apporter notre propre matériel ?
- Y a-t-il une connexion internet sur place ?
- De quel niveau (HD / THD) ?
- Pourra-t-on s'y connecter facilement ?
- Faut-il prévoir un hub réseau ?
- Faut-il gérer des retweets sur les comptes des sections locales ?
Qui ?
- Qui fait chaque action ? Minimum : Une personne par poste + 1 superviseur. Est-ce que certaines actions peuvent être délocalisées ?
Après :
Quoi ?
- Y a-t-il un rangement / nettoyage à prévoir ?
Quand ?
- Immédiat ou décalé ?
Qui ?
- Qui s'en occupe ?
Débriefe ?
- Quand et avec qui ? Le mieux est : le plus tôt possible, avec le référent et le plus d'acteurs possible et quelques spectateurs extérieurs.