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Sollicitation de pirates

C'est vous que les pirates vont contacter lorsqu'ils ont une question à poser. Là plusieurs cas de figure, soit c'est une simple question dont vous avez la réponse, là vous pouvez y allez pas besoin de validation. Soit c'est un point qui demande plus de débat. Dans ce cas, en fonction de l'urgence et de la complexité de la question, ou la CN peux la traiter par mail, ou elle devra en parler en réunion. C'est en général assez simple à définir. Par exemple si qqun se pointe en disant, "apres-demain il le congres de la patate libre, j'aimerai y parler au nom du PP", le mail suffit.

Par mail

Dans ce cas, l'un d'entre vous doit envoyer un mail à coordinateurs-sections@lists.partipirate.org avec vous en copie bien sur pour expliquer qu'elle est la situation. Nous débattons, nous votons. A vous de définir en fonction de l'urgence et du quorum de la CN le temps que vous nous laisser pour débattre et voter sur la question. Quand vous le décidez, vous bloquez le vote, informez le demandeur de la réponse et surtout, vous notez cette décision avec les resultats complet du vote ou vous voulez (un pad par exemple). Ainsi, vous pourrez ajouter la liste des decisions prises hors réu dans le CR de la réunion pour informer tous les adhérents.

Par réunion

La question est plus complexe? Ok, dans ce cas envoyez un mail à la "coordinateurs" aussi pour les informer que bientôt ils auront cette question à traiter en réunion et qu'il faut qu'ils se penchent dessus. De votre côté, vous rajoutez ça sur une liste de points à traiter pour les prochaines réunion (un pad par exemple)


Réunions de la CN

Quelle réunion lieu quand ?

Pour le bureau : La on vous laisse vous organiser comme vous voulez en fonction des besoins. Pour la CN : La CN à pour objectif de se rencontrer dans l’idéal toutes les 2 semaines à jour fixe (un lundi sur 2 par exemple). Ceci n'a pas été encore défini, de ce fait, le point le plus important de la prochaine réunion CN sera de définir quand la CN se réuni. Il faudra donc (je parle particulièrement a Jesse), je pense des maintenant bloquer la date de la prochaine réunion selon le framadate déjà créé et l'annoncer à la CN. Ca c'etait pour les réunions d'ordre généralistes. Publier les dates retenues sur l'agenda: https://www.partipirate.org/?page=agenda

Préparation des réunions de la CN

On passe aux choses sérieuses! Voila ce qu'il y a à faire systématiquement :

  • Ouvrir un pad public et y coller le template de réunion qui vous sera fourni par Flecointre (la jolie version pour Wiki). Il vous faudra une fois pour toute adapter un peu ce template puisque c'est celui de l'ancien CAP qui est beaucoup plus complexe que le notre.
  • Ouvrir votre liste des points à traiter en réunion, sélectionner les points qui vous paraissent les plus urgents et/ou importants et les reporter dans l'ODJ (n'hesitez pas à demander à moi et Yanndutch au début si vous ne savez pas trop quoi prendre)
  • Coller à la fin de l'ordre du jour les résumés des décisions que nous avons prises hors réunions (le congres de la patate libre par exemple)
  • Preparer le minutage des réunions. Nous avons mis en place depuis peu un systeme de minutage. C'est simple, les réunions commencent à 20h30, vous essayez de déterminer combien de temps va durer chaque point. Comme ça on sais des le début, quand on doit commencer un point, si on a du retard a tout moment et quand est censé finir la réunion. L'avantage c'est aussi que ca vous permet d'estimer la durée de la réunion et donc de ne pas mettre trop ou pas assez de points a traiter. Pareil, au début, n’hésitez pas à demander.Vous pouvez prendre exemple sur ça : https://coco.pad.partipirate.org/8 .
  • Balancer l'ODJ au public. La vous pouvez en passant par le forum par exemple, communiquer l'ODJ aux adhérents.
  • Lancer les invitations. En plus des habituels membres de la CN, vous aurez régulièrement besoin d'inviter ponctuellement certaines équipes/personnes. Si on parle du bannissement de machin, invitez machin, si on parle de l'achat d'un serveur, invitez l'ektek à nous amener qqun. Pensez au bureau aussi. Si on parle d'une potentielle dépense par exemple, on aura besoin d'un trésorier.

J'ajouterais à ça que personnellement, je ne suis pas pour laisser les gens ajouter comme ils veulent des points à l'ordre du jour n'importer comment. C'est vous les masters of the ODJ, ils vous demandent et vous êtes seuls juges de l'emploi du temps de la réunion! Si vous voyez qqun faire ça, vous reportez le point dans votre liste de points a traiter dans le futur!

Pendant la réunion

Bon la pas besoin d'épiloguer, on nomme un animateur parmis les présents (n'importe qui). Et l'un de vous 2 prends les notes au fur et à mesure.

Edition du CR

Le grand final : La réunion est terminée, comme on a un minutage au poil, il n'est pas 2h du matin, il faut donc publier le CR à la volée. Ça je laisse Flecointre expliquer la partie wiki que je ne maitrise pas du tout. Donc :

  • Vous publiez le CR dans le WIKI.
  • Vous publiez aussi le CR sur la ML CR: cr-conseils@lists.partipirate.org. Je me suis fait reprendre par Harpalos: il ne faut pas oublier de mettre les mentions légales. On rediscutera du template du mail.
  • Dernière chose, souvent nous ne pouvons pas traiter l’intégralité d'un point pendant la réu, il faut donc absolument penser a reporter ça dans votre todo list. Je donne un faux exemple parcque je sent que c'est pas clair :

Pendant la réu du 12 janvier, on doit discuter du financement des europeenes et regionales. Finalement, ca a pris plus de temps que prévu, on a parlé que des europeenes. Du coup à la fin de la réu, il faut reporter dans la todo list la partie financement des regionales

Todo List Création de Section


Todo List nouveau coordinateur

Todo List du coordinateur

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